Centro de ayuda

Obtén ayuda con Clockspot, desde la configuración inicial hasta las tareas diarias.

Encuentra instrucciones paso a paso para configurar tu espacio de trabajo, registrar horas, administrar horarios, revisar informes y preparar la nómina.

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  1. 01Cómo funciona Clockspot
  2. 02Configurar tu espacio de trabajo
  3. 03Registros de horas
  4. 04Preparar la nómina
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Primeros pasos

  1. Cómo funciona Clockspot

    Sigue una jornada desde que el empleado registra la entrada hasta la revisión del administrador, la aprobación de la hoja de horas, los informes y la exportación de nómina para entender cómo encajan las partes de Clockspot.

  2. Glosario de Clockspot

    Consulta definiciones claras de los términos usados en tiempo, horario, informes, nómina y configuración.

  3. Iniciar sesión

    Inicia sesión con el enlace de un solo uso que Clockspot envía a tu correo, sin crear, recordar ni restablecer una contraseña.

  4. Crear tu cuenta

    Crea un espacio Clockspot iniciando una prueba gratuita y confirmando el enlace único enviado por correo.

  5. Aceptar tu invitación

    Acepta la invitación que envió tu empleador, confirma tu correo y entra al espacio de trabajo correcto de Clockspot sin crear una contraseña.

  6. Configurar tu espacio de trabajo

    Completa la lista de configuración del propietario, agrega la facturación para mantener el acceso y organiza la configuración restante de empleados, políticas y métodos de registro.

  8. Conectar Clockspot con ChatGPT

    Instala Clockspot desde Plugins de ChatGPT, conecta la cuenta, revisa permisos y pregunta por el tiempo de empleados.

Solución de problemas

  1. Por qué la nómina aún no está lista

    Usa Preparación para nómina para identificar empleados y registros que bloquean el período, corregir cada problema en su origen y volver a ejecutar los informes antes de exportar.

  2. Corregir entradas olvidadas o abiertas

    Encuentra fichajes faltantes, turnos abiertos y registros incorrectos, y corrige el registro original para que las aprobaciones y los informes de nómina se actualicen limpiamente.

  3. Corregir una hoja de horas aprobada

    Reabre una hoja aprobada desde el historial, corrige el registro subyacente, aprueba otra vez el período y vuelve a comprobar los informes de nómina.

  5. Problemas con invitaciones o acceso de empleados

    Diagnostica por qué un empleado no puede entrar a Clockspot comprobando por separado el estado de la invitación, los registros archivados, el nivel de acceso y la configuración del registro de horas.

Registro de horas y entradas

  1. Reloj de asistencia

    Registra la entrada y la salida de un turno, elige un trabajo cuando sea obligatorio, agrega notas útiles y consulta el estado que guarda Clockspot después de cada acción.

  2. Hoja de horas

    Revisa los registros del período actual, detecta datos faltantes o incorrectos y envía la hoja completa a tu administrador para su aprobación.

  4. Registros de horas

    Revisa las horas de los empleados por período, agrega o corrige registros y descansos, y lleva los datos correctos por el proceso de aprobación sin perder el historial.

  5. Quién está trabajando

    Consulta de un vistazo el estado actual de cada empleado: quién fichó la entrada, está en descanso, tiene turno, está de tiempo libre o está fuera de servicio.

  6. Solicitudes de corrección

    Compara los datos originales y solicitados del registro de horas, y luego aprueba o rechaza los cambios de turnos y descansos solicitados por empleados.

  7. Aprobaciones

    Revisa las hojas enviadas por empleado y período, aprueba los registros correctos, rechaza los que requieren corrección o reabre una decisión anterior.

  8. Descansos y comidas

    Crea tipos de descanso o comida, elige si son pagados y configura duraciones mínimas, deducciones automáticas o recordatorios según la política.

  9. Listas de verificación

    Crea listas para el final del turno, aplícalas a los Trabajos o Lugares de trabajo correctos y decide si pueden completarse después o antes de fichar la salida.

  10. Mapa de actividad de reloj

    Ubica en un mapa las entradas y salidas, consulta el registro correspondiente y céntrate en las ubicaciones que puedan necesitar atención.

  11. Entregas de turno

    Configura notas entre turnos, entiende cuándo se muestran y confirman, y administra el seguimiento sin perder el historial.

Horarios

  1. Horario

    Crea y publica turnos asignados o abiertos, revisa solicitudes de empleados y resuelve problemas de horario antes de comenzar el trabajo.

  2. Mi horario

    Revisa tus turnos publicados, solicita turnos abiertos disponibles y comparte cuándo estás disponible para trabajar.

Tiempo libre

  1. Tiempo libre

    Consulta el tiempo libre disponible por tipo, elige las fechas y horas que necesitas y envía una solicitud para que tu gerente la revise.

  2. Solicitudes de tiempo libre

    Revisa las solicitudes de tiempo libre de los empleados con sus fechas, horas, notas y saldo disponible, y después aprueba o rechaza cada una.

  3. Registros de tiempo libre

    Revisa el tiempo libre registrado de todos los empleados, agrega o corrige registros cuando sea necesario y archiva los que ya no deban permanecer activos.

  4. Saldos de tiempo libre

    Revisa el saldo actual de cada empleado por tipo de tiempo libre, realiza un ajuste documentado y entiende cómo cambia las horas disponibles.

  5. Tipos de tiempo libre

    Crea tipos de vacaciones, enfermedad y otros permisos; elige si cada uno es pagado y define cómo reciben y traspasan sus saldos los empleados.

  6. Cómo funciona la acumulación de tiempo libre

    Entiende cómo las concesiones fijas y las acumulaciones ganadas agregan tiempo, cómo los límites restringen los saldos y cómo el traspaso cambia lo que queda al renovarse.

Informes

  2. Preparar la nómina

    Sigue un proceso repetible, desde cerrar el período y resolver problemas de preparación hasta revisar los totales y exportar cifras listas para tu proveedor.

  3. Informes

    Elige el informe que responda tu pregunta sobre horas, asistencia, nómina, costos por trabajo, tiempo libre, lugares de trabajo o verificación sin revisar cada exportación.

  4. Informes programados

    Configura envíos recurrentes por correo de informes o perfiles guardados de exportación de nómina.

  5. Resumen diario

    Revisa en un solo día quién trabaja, tiempo real y programado, fichajes abiertos, tiempo libre y asuntos pendientes.

  6. Asistencia

    Consulta por empleado los días trabajados, ausentes, programados, de tiempo libre o libres.

  7. Informe de descansos

    Audita comidas y descansos registrados por empleado, con su duración, estado pagado y método de registro o deducción.

  8. Horario frente a trabajo real

    Compara turnos programados completados con trabajo registrado para encontrar ausencias, diferencias y trabajo sin horario.

  9. Cobertura del horario

    Encuentra trabajo publicado que todavía necesita personal o confirmación del empleado.

  10. Cambios del horario

    Revisa quién cambió turnos publicados, qué cambió, cuándo, por qué y cuáles cambiaron juntos.

  11. Resumen de horas

    Resume por empleado horas normales, extra, tiempo libre pagado y no pagado, y tiempo trabajado.

  12. Informe de horas extra

    Proyecta horas extra de la semana actual y explica por empleado las horas extra ya registradas.

  13. Preparación para nómina

    Encuentra bloqueadores, advertencias e información que deben revisarse antes de considerar finales los números de nómina.

  14. Resumen de nómina

    Revisa por empleado horas, pago normal, prima de horas extra, tiempo libre y pago bruto con detalle auditable.

  15. Auditoría de hojas de horas

    Revisa el historial de cambios directos y solicitudes con valores anteriores, nuevos, solicitados y actores.

  16. Horas por trabajo

    Compara horas por cliente, Trabajo, tipo de trabajo, Lugar de trabajo o empleado.

  17. Presupuestos de mano de obra

    Compara horas planificadas por Trabajo con horas programadas y completadas para encontrar riesgo o exceso.

  18. Costo laboral por trabajo

    Asigna tiempo trabajado, pago normal y prima de horas extra por Trabajo durante semanas laborales completas.

  20. Uso y saldos de tiempo libre

    Encuentra saldos de tiempo libre negativos o desconocidos y compara el uso aprobado, las solicitudes pendientes, los ajustes y la disponibilidad actual de cada empleado.

  22. Informe de kilometraje

    Revisa viajes laborales actuales por período, empleado, Trabajo o Lugar de trabajo sin convertir unidades.

  23. Estado de cualificaciones

    Revisa cualificaciones vigentes, futuras, próximas a vencer, vencidas o revocadas por empleado.

  25. Excepciones de verificación

    Revisa eventos no verificados, aprobaciones de varios Lugares de trabajo y fotos o grabaciones faltantes.

  26. Resumen de lugares de trabajo

    Compara horas trabajadas, registros y cantidad de empleados entre Lugares de trabajo para entender cómo se distribuye la actividad.

  27. Actividad de lugares de trabajo

    Revisa el Lugar de trabajo atribuido a cada entrada y salida, con el detalle necesario para investigar actividad inesperada o sin lugar.

  28. Verificación del reloj

    Encuentra eventos que no coincidieron con una aprobación configurada y registros atribuidos a distintos Lugares de trabajo al entrar y salir.

  29. Cobertura de lugares de trabajo

    Compara por día los Lugares de trabajo atribuidos a cada empleado para detectar patrones, cambios de sitio y actividad inesperada.

Notificaciones

  1. Bandeja de entrada

    Reúne en un solo lugar el trabajo urgente del gerente, los seguimientos y las tareas personales de cada empleado.

  2. Actualizaciones del equipo

    Publica noticias e instrucciones, entrégalas ahora o al fichar y revisa la entrega y las confirmaciones de lectura.

  4. Notificaciones

    Ponte al día con las alertas y la actividad reciente, abre el registro relacionado con una notificación y marca como leídos los elementos que ya revisaste.

  5. Preferencias de notificaciones

    Elige qué eventos de Clockspot deben avisarte, si cada alerta llega por correo o SMS y qué canales quieres mantener en silencio.

Ubicaciones y dispositivos

  1. Habilitar la geolocalización

    Activa la geolocalización en el navegador o en la configuración del dispositivo para que cada registro de entrada guarde dónde ocurrió.

  2. Lugares de trabajo

    Define los lugares físicos donde se trabaja, agrega áreas GPS opcionales y vincula trabajos o aprobaciones de registro cuando esas relaciones sean útiles.

  3. Quioscos

    Crea y administra relojes compartidos en una tableta o computadora, y ofrece a los empleados una pantalla sencilla donde su propio PIN registra cada evento.

  4. Registrar horas en un quiosco

    Usa un quiosco compartido para elegir tu nombre, escribir tu PIN, seleccionar cualquier trabajo obligatorio y registrar la entrada o la salida.

  5. Registro por teléfono

    Configura los ID y PIN de registro telefónico, comparte el número de acceso y, si quieres, restringe las llamadas a teléfonos aprobados del lugar de trabajo.

  6. Registrar horas por teléfono

    Llama al número de registro, escribe tu ID de empleado y PIN, y sigue las indicaciones para registrar la entrada o la salida.

Configuración del espacio de trabajo

  1. Empleados

    Invita Empleados, actualiza sus perfiles y datos laborales, archiva a quienes se fueron y administra el acceso de Empleado, Administrador y Propietario.

  2. Pago del empleado

    Configura el tipo de pago, la tarifa por hora cuando corresponda, la exención y la frecuencia de pago, conservando el historial con fecha de vigencia para la nómina.

  3. Integración con QuickBooks Online

    Envía el tiempo aprobado de empleados y contratistas a QuickBooks para control horario, costos por trabajo, informes y facturación a clientes.

  4. Archivos de nómina

    Crea archivos reutilizables que llevan las horas revisadas de Clockspot a proveedores de nómina compatibles.

  5. Acceso

    Entiende la diferencia entre el estado de Empleado y el acceso de Administrador o Propietario, y elige lo que necesita cada persona.

  6. Trabajos

    Define contra qué pueden registrar tiempo los empleados, asigna Trabajos cuando sea necesario y usa el tiempo codificado para entender horas y costos laborales.

  7. Clientes

    Agrupa trabajos y lugares relacionados para cada cliente y genera informes de tiempo coherentes sin pedir a los empleados que elijan un cliente por separado.

  8. Tipos de trabajo

    Agrega detalles opcionales de servicio, tarea o contabilidad dentro de los trabajos y llévalos al registro de horas, horarios, informes y QuickBooks Online.

  9. Perfil de la empresa

    Actualiza la imagen, nombre, zona horaria, configuración regional, moneda y dirección para que el espacio use los valores empresariales y de visualización correctos.

  10. Configuración

    Encuentra la configuración del espacio para empresa, empleados, pagos, reglas de tiempo, alertas, trabajos, registro de horas o facturación.

  11. Semana laboral

    Elige el día en que empieza la semana laboral y entiende cómo ese límite de siete días agrupa horarios, hojas de horas, informes y horas extra.

  12. Reglas de registros de horas

    Elige los datos obligatorios al registrar horas, el redondeo y las restricciones de entrada basadas en turnos programados.

  14. Reglas de horas extra

    Configura los umbrales diarios, semanales o por días consecutivos y los multiplicadores que Clockspot usa para clasificar e informar horas extra.

  15. Alertas y recordatorios

    Elige cuándo Clockspot crea notificaciones automáticas del espacio para eventos de reloj, turnos, hojas de horas y horas extra.

Cuenta y facturación

  1. Mi perfil

    Actualiza tu nombre e información de contacto, elige tus preferencias personales de visualización y mantén al día los datos asociados con tu inicio de sesión en Clockspot.

  2. Suscripción y facturación

    Revisa la suscripción del espacio de trabajo, actualiza el método de pago, consulta facturas anteriores y comprueba los datos de facturación que determinan la continuidad del acceso.

Software de reloj para pequeñas empresas. Utilizado en 72 países y los 50 estados desde 2007.

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