Clockspot 的運作方式
從員工上班打卡開始，依序瞭解管理員檢查、工時表核准、報表與薪資匯出，掌握 Clockspot 各部分如何協同運作。
瀏覽說明
開始使用
Clockspot 詞彙表
查看 Clockspot 在工時、排班、報表、薪資準備和工作區設定中使用的詞彙定義。
登入
使用 Clockspot 傳送至電子郵件的一次性連結登入，不必建立、記住或重設密碼。
建立帳戶
開始免費試用並確認一次性電子郵件連結，以建立 Clockspot 工作區。
接受邀請
接受雇主傳送的邀請、確認電子郵件並進入正確的 Clockspot 工作區，不必建立密碼。
設定工作區
完成擁有者設定清單，新增付款方式以維持存取權，並依合理順序設定員工、規則和打卡方式。
設定員工打卡
選擇員工上下班打卡方式，只設定首個班次必需的規則，並在上線前測試完整流程。
將 Clockspot 連線到 ChatGPT
從 ChatGPT 外掛程式中安裝 Clockspot、連線帳戶、審核權限並開始詢問員工工時。
疑難排解
薪資為什麼還沒準備好
使用薪資準備情況找出阻止薪資處理的員工和紀錄，在來源修正每個問題，並在匯出前重新執行報表。
修正漏打卡或未結束打卡
找到遺漏打卡、未結束班次和錯誤工時紀錄，在來源修正紀錄，使核准和薪資報表正確更新。
修正已核准的工時表
從核准歷程記錄重新開啟工時表，修正底層紀錄，再次核准該期間並重新檢查薪資報表。
薪資、加班或稅前薪資為何不正確
從工時紀錄追查到員工薪資、工作薪資和加班設定，找出造成薪資總計異常的來源值。
員工邀請或存取問題
分別檢查邀請狀態、已封存紀錄、存取層級和打卡設定，找出員工無法進入 Clockspot 的原因。
休假申請或餘額看起來不正確
判斷問題屬於申請、已記錄休假、目前餘額還是累積政策，再於正確的頁面進行更正。
打卡與工時紀錄
打卡鐘
為班次上下班打卡，依要求選擇工作項目、加入備註，並查看 Clockspot 儲存的狀態。
工時表
檢查目前週期的工時紀錄，找出缺少或錯誤的資訊，並將完整工時表提交管理員核准。
申請修改工時紀錄
申請更正現有工時或休息紀錄，說明應修改的內容，並追蹤管理員的檢查結果。
工時紀錄
依週期檢查員工工時，新增或更正紀錄與休息，並在不遺失歷程的情況下完成核准。
誰在工作
快速查看每位員工的目前狀態，包括已打卡、休息中、已排班、休假中或未值班。
修改申請
並排比較原始工時紀錄與員工申請的內容，然後核准或拒絕班次和休息修改。
核准
依員工和週期檢查已提交工時表，核准正確紀錄、退回需更正內容，或重新開啟歷史決定。
休息與用餐
建立用餐和休息類型、選擇是否支薪，並依政策設定最短時長、自動扣除或休息提醒。
工作檢查清單
建立班次結束檢查清單、套用到適當的工作或工作地點，並決定員工可稍後完成還是必須在下班打卡前提交。
打卡活動地圖
在地圖上查看員工上下班打卡事件，檢查對應工時紀錄，並聚焦可能需要處理的位置。
交接
設定班次間交接備註、瞭解員工何時看到和確認，並在保留歷史的同時跟進需要經理處理的事項。
排班
休假
報表
加班計算方式
瞭解每日、每週和連續第七天規則如何組合，並避免將同一分鐘重複計算。
準備薪資
依照可重複流程關閉週期、解決準備問題、核對總額，並匯出可供薪資服務商使用的資料。
報表
依業務問題選擇適合的報表，不必逐一開啟匯出檔，即可查看工時、出勤、薪資、成本、休假、地點和驗證。
排程報表
設定定期透過電子郵件傳送的 Clockspot 報表或已儲存薪資匯出設定。
每日摘要
集中查看某一天誰在工作、實際與計畫時間、未結束打卡、休假和待處理事項。
出勤報表
依員工查看每天是已工作、缺勤、已排班、休假還是休息日。
休息報表
依員工稽核已記錄的用餐和休息，包括時長、是否支薪，以及由誰記錄或自動扣除。
排班與實際
比較已完成的排班與工時紀錄，找出缺勤、時間差異和未排班工作。
排班涵蓋
找出仍需要人員或員工確認的已發布工作。
排班變更
稽核誰變更了已發布班次、變更內容、時間、原因，以及哪些班次一起變更。
工時摘要
依員工彙整正常工時、加班、支薪和不支薪休假，以及實際工作時間。
加班報表
預測目前工作週的加班，並依員工解釋已經記錄的加班來源。
薪資準備情況
在把薪資數字視為最終結果前，找出必須審核的阻止項、警告和資訊。
薪資摘要報表
依員工審核工時、正常工資、加班額外工資、休假工資和工資總額，並查看可稽核明細。
工時表稽核
稽核直接修改和員工申請的歷程，包括以前、之後、目前、申請值和操作人。
工作工時報表
依客戶、工作、工作類型、工作地點或員工比較工時。
人工預算
將每項工作的計畫時數與排班和已完成時數比較，找出風險或超出預算。
依工作劃分人工成本
在完整工作週中，依工作分配工時、正常工資和加班額外工資。
依工作地點劃分人工成本
依每筆工時紀錄所歸屬的工作地點分配工時和人工成本。
休假使用與餘額
找出負數或未知的休假餘額，並比較每名員工的已核准使用、待處理申請、調整和目前可用時數。
工作檢查清單報表
稽核期間內班次應完成的所有清單、哪些回報了問題，以及哪些從未回答。
里程報表
依期間、員工、工作或工作地點稽核目前工作行程，並保留原始距離單位。
資格狀態
依員工稽核目前有效、未來生效、即將到期、已到期或已撤銷的資格。
團隊動態確認報表
稽核你發布且要求確認的團隊動態，查看明確確認和仍在等待的收件人。
驗證異常
稽核未驗證打卡事件、工作地點核准衝突，以及缺少的打卡機照片或電話錄音。
工作地點摘要
比較各工作地點的已工作時數、工時紀錄和員工人數，瞭解活動在不同地點間的分佈。
工作地點活動
查看每次上下班打卡所歸屬的工作地點，並用詳細資訊調查異常或缺少地點的活動。
打卡驗證
尋找未符合已設定核准方式的打卡事件，以及上下班時歸屬到不同工作地點的工時紀錄。
工作地點涵蓋範圍
依日期比較每名員工的工作地點歸屬，以發現涵蓋模式、地點變化和異常活動。
工作地點概覽
快速查看每個工作地點的已工作時數、工時紀錄量和員工活動，再開啟地點進行詳細檢查。
通知
收件匣
將經理的緊急事項、稍後跟進和員工個人待辦集中到一個工作佇列中。
團隊動態
發布工作消息和說明、選擇立即或打卡時顯示，並審核送達與閱讀確認。
團隊動態傳送準備情況
發布團隊動態前，檢查哪些員工已經可以接收電子郵件或簡訊提醒。
通知
查看提醒和近期活動，開啟通知連結的紀錄，並將已處理項目標記為已讀。
通知偏好設定
選擇哪些 Clockspot 事件需要提醒你，以及每項提醒透過電子郵件、簡訊或兩者傳送。
工作地點與裝置
工作區設定
員工
邀請員工、更新個人資料和任職資訊、封存離職人員，並管理員工、管理員和擁有者存取權限。
員工薪資
設定薪資類型、適用的時薪、豁免狀態和發薪週期，並保留用於薪資計算的生效日期歷程。
連接 QuickBooks Online
將員工和承攬人員已核准的工時傳送到 QuickBooks，用於工時追蹤、工作成本、報表和客戶計費。
薪資檔案
建立可重複使用的檔案設定，將 Clockspot 中已審核的工時匯入支援的薪資業者。
存取權限
瞭解員工狀態與管理員或擁有者存取權限的差異，再為每個人選擇所需組合。
工作項目
定義員工可將工時記錄到哪些工作項目，在需要時進行指派，並利用項目工時瞭解時數和人力成本。
客戶
為每個客戶歸集相關工作項目和工作地點，無需員工單獨選擇客戶即可一致地報告工時。
工作類型
在工作項目內新增選填的服務、任務或會計詳細資料，並貫穿打卡、排班、報表和 QuickBooks Online。
公司資料
更新公司圖片、名稱、時區、地區格式、貨幣和地址，讓工作區使用正確的業務與顯示預設值。
設定
尋找公司詳細資料、員工、薪資、時間規則、提醒、工作項目、打卡或帳單等工作區設定。
工作週
選擇工作週開始日，並瞭解這個七天界線如何分組排班、工時表、報表和加班計算。
工時紀錄規則
選擇必填打卡詳細資料、打卡時間四捨五入方式，以及依排定班次的上班打卡限制。
上班打卡限制和位置驗證
設定 GPS 區域、已識別網際網路連線或瀏覽器，並決定未符合的上班打卡應允許、警告還是阻止。
加班規則
設定 Clockspot 用於分類和報告加班的每日、每週或連續工作日門檻和薪資倍數。
提醒與通知
選擇 Clockspot 何時為打卡、班次、工時表和加班自動建立工作區通知。