連接 QuickBooks Online
將員工和承攬人員已核准的工時傳送到 QuickBooks，用於工時追蹤、工作成本、報表和客戶計費。
引導教學 3:04
將已核准工時傳送到 QuickBooks，不必重複輸入
連線 QuickBooks 公司、配對員工、傳送一個已核准的發薪期間，並開啟自動傳送。
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- 0:00將已核准工時傳送到 QuickBooks Online
- 如果你的公司使用 QuickBooks Online， Clockspot 可以把你核准的工時 直接傳送到 QuickBooks， 不必重複輸入。 每個已核准的班次都會成為 QuickBooks 中的一筆 Time Activity， 員工、日期和工時都已填好， 可用於薪資處理、工作成本 或客戶計費。 接下來，我們會連線 QuickBooks 公司、配對員工、 傳送一個發薪期間，再為之後的 發薪期間開啟自動傳送。
- 0:32只要連線一次，以後不必重複輸入
- 要連線 QuickBooks，請開啟 左側選單中的「設定」， 再選擇「QuickBooks Online」。 選擇「連線 QuickBooks」。 Clockspot 會帶你前往 Intuit； 請在那裡登入 QuickBooks，並選擇 要連線的公司。 確認後，你會回到 Clockspot， 頁面會顯示已連線的公司名稱。
- 0:55讓每個人的工時進入正確的 QuickBooks 紀錄
- 接下來，告訴 Clockspot 工時 要如何顯示在 QuickBooks 中。 開啟「設定」分頁。 在「預設服務項目」下， 從 QuickBooks 的產品和服務中 選擇最能說明這項工作的服務， 例如 Cleaning services。 在「配對員工」下，Clockspot 會將 每位 Clockspot 員工與 QuickBooks 中 接收其工時的員工或承包商 配對起來；姓名相符時， 還會提供配對建議。 選擇「使用全部建議」接受這些建議。 如果仍有人需要處理， 請選擇正確的 QuickBooks 姓名 從清單中選擇。 然後選擇「儲存 QuickBooks 設定」。
- 1:37一步將已核准工時傳送到 QuickBooks
- 現在傳送一個發薪期間。 開啟「匯出工時」分頁。 在「發薪期間」下，選擇 準備傳送的期間。 Clockspot 只會列出 工時表已核准的期間， 而且只會計算你已核准的工時。 頁面會顯示已核准工時、 員工人數，以及 QuickBooks 將收到多少筆紀錄。 選擇「審核工時紀錄」，查看 每天的紀錄，以及要使用的 QuickBooks 員工和服務項目。 確認沒有問題後，選擇 「將已核准工時傳送到 QuickBooks」。
- 2:12確認每筆紀錄後再繼續
- Clockspot 會傳送紀錄， 並在 QuickBooks 接受紀錄時顯示進度。 當「歷史」分頁顯示「已完成」時， 所有紀錄都已進入 QuickBooks。
- 2:25不必再次點選即可傳送已核准期間
- 你也可以讓 Clockspot 自動傳送 之後的發薪期間。 開啟「設定」分頁， 展開「自動匯出」，再開啟 「自動傳送未來已核准的 發薪期間」。 之後，只要一個發薪期間內 所有工時表都已核准， 而且每筆工時紀錄都已結束， Clockspot 就會替你傳送。 如果有變更需要你審核， 系統會暫停並請你處理。
- 2:51連線一次、配對一次，輕鬆完成
- 這就是 QuickBooks Online 連線： 只要連線一次、配對員工， 已核准工時就會進入 QuickBooks，不必重複輸入。
QuickBooks Online 連線讓你不必重新輸入，即可從 Clockspot 傳送已審核的員工和承攬人員工時。
Clockspot 將已核准的付薪時間當作 **Time Activities（工時活動）**傳送，用於工時追蹤、成本、報表和客戶計費。Clockspot 會在審核中保留正常工時、加班和帶薪休假的明細，但此連線不會指派薪資工資類型，也不會在 QuickBooks 中計算薪資。
設定 QuickBooks Online
- 開啟設定 > QuickBooks Online。
- 按連接 QuickBooks，然後選擇你有權連接的公司。
- 開啟設定。
- 選擇預設服務項目，用來說明這些工時代表哪一類工作。
- 將每位 Clockspot 員工配對到應在 QuickBooks 中接收其工時的員工或承攬人員。Clockspot 可以提供建議，但由你做決定。
- 修正所有需要注意的人員，然後按儲存 QuickBooks 設定。
此連線不會傳送薪資工資類型。處理薪資前，請在 QuickBooks 中審核工時。
大多數公司到這裡即可完成設定。只有使用客戶計費、依 Class 或 Location 製作報表，或不同工作項目需要不同選擇時，才需要開啟選用會計設定。
匯出薪資期間
- 開啟匯出工時並選擇薪資期間。
- 審核付薪時間、員工人數以及自上次匯出後的變更。
- 如果有核准問題，開啟審核工時表核准並完成工時表的最終核准。
- 如果有設定問題，開啟設定並修正標記的內容。
- 如需檢查每個目的地，可以展開工時紀錄。
- 按將已核准工時傳送到 QuickBooks。
工時表的最終核准確認匯出所用的工作時間、休息時間和帶薪休假。核准休假申請表示允許員工休假；工時表的最終核准則確認用於薪資的付薪時數。如果以前的核准沒有儲存薪資資料，請在匯出前重新審核並核准工時表。
如果審核後工時、核准、薪資設定或 QuickBooks 配對發生變更，Clockspot 會要求你在傳送前重新審核該期間。
Clockspot 會一起傳送整個已審核期間，不會默默略過某個人。如果核准、員工或承攬人員配對，或必要資料不完整，匯出就會停止。
自動傳送以後的期間
在設定 > 自動匯出中開啟自動傳送未來已核准的薪資期間。只有開啟後完成核准的期間才會列入考慮。當工時表的最終核准已涵蓋所有工作時間、休息時間和帶薪休假、所有工時紀錄都已結束，而且每項配對都已就緒時，Clockspot 才會傳送。
如果傳送會刪除工時、覆寫在 QuickBooks 中進行的變更、使用不完整的配對，或接續一項需要處理的匯出，系統會暫停而不會猜測。完成或暫停時，管理員會在應用程式中收到通知；開啟通知即可審核並選擇下一步。
QuickBooks 會收到什麼
Clockspot 會依日期傳送已核准付薪時間的 Time Activities。系統會扣除不支薪休息、傳送帶薪休假，並且不傳送不支薪休假。審核頁面仍會分別顯示正常工時、加班和帶薪休假。
每筆紀錄包含日期、時長、配對的員工或承攬人員以及服務項目，也可以包含客戶、Class、Location、可計費與應稅狀態，以及說明。
此 QuickBooks Online 連線不會傳送工資類型或工資率，不會計算薪資金額、建立薪資支票、申報稅款，也不會建立發票、帳戶或付款。請審核 Time Activities，並在 QuickBooks 中完成薪資專屬的選擇。
瞭解各項選擇
服務項目
服務項目是產品和服務中的項目，用來描述工作。QuickBooks 要求每筆 Time Activity 都有服務項目。Clockspot 會優先使用工作類型的配對，其次是工作項目的配對，最後才使用公司預設值。
客戶
客戶是 QuickBooks 中的客戶或專案，可用於依客戶製作報表；若要把時間加入發票，則必須填寫。單純進行工時追蹤、成本與一般報表時可以不填。Clockspot 會優先使用工作項目的選擇，其次是該工作的客戶配對，最後才使用預設值。工作地點的客戶不會決定匯出客戶。
Class
Class 是選用的報表分類，例如部門或事業單位。只有在 QuickBooks 中開啟 Class 追蹤時才需要；關閉時 Clockspot 會隱藏此選項。
可計費和不可計費
可計費允許將工時加入客戶發票；不可計費只記錄時間，不提供給發票使用。這不會決定員工是否獲得工資。選擇可計費時，還可以指定開立發票時是否應稅。
預設值
這裡的預設值是備用值。系統會先使用更明確的配對。Clockspot 不會變更 QuickBooks 內部的預設值。
匯出之後
開啟歷程可查看已完成、中斷和失敗的匯出。開啟一項匯出，可查看哪些變更成功、哪些列需要處理。已儲存的薪資計算依據顯示該匯出排入佇列時儲存的薪資資料和最終核准。如果較早的匯出沒有儲存這些依據，Clockspot 會明確說明，不會根據目前工時表或設定重建歷史資料。
只有 Clockspot 提供該操作時才使用重試失敗的工時紀錄。如果系統要求審核期間或設定，請依提示處理。要求逾時後，Clockspot 會使用相同的追蹤資料重試同一份已儲存的要求，以辨識已接受的 Time Activity 並避免重複。取代或刪除已匯出的工時一律需要重新審核與確認。
重新整理、重新連線或中斷連線
已儲存的目錄資料超過 15 分鐘時，Clockspot 會重新整理。若要立即取得員工、承攬人員、產品和服務、客戶、Class 或 Location 的變更，請使用重新整理 QuickBooks 資料。
使用重新連接 QuickBooks更新授權；使用斷開 QuickBooks 連線撤銷授權。中斷連線不會刪除 QuickBooks 已接受的 Time Activities。
如果你改為在 QuickBooks 或 Intuit 帳戶中中斷 Clockspot，Clockspot 會在下次聯絡 QuickBooks 時發現，停止傳送工時，並請你重新連接。你的員工和工作對應以及匯出歷史會保留。要重新連接，開啟設定 > QuickBooks Online，然後按重新連接 QuickBooks。
常見問題
- Clockspot 會在 QuickBooks 中處理薪資嗎？
不會。此 QuickBooks Online 連線會將已核准工時當作 Time Activities 傳送，但不會指派工資類型、傳送工資率、計算工資、建立薪資支票或申報稅款。處理薪資前，請在 QuickBooks 中審核工時。
- 「可計費」表示員工會獲得工資嗎？
不是。「可計費」只控制該時間能否加入客戶發票。員工工資與此設定無關。
- 為什麼必須選擇服務項目？
QuickBooks 要求每筆 Time Activity 都標明產品或服務。Clockspot 會依序使用工作類型、工作項目和公司預設值。
- 為什麼匯出的時間沒有出現在薪資中？
Clockspot 傳送的是 Time Activities，而不是薪資工資類型。請在 QuickBooks 中檢查員工與工時，並在那裡套用所需的薪資選項。
- 自動匯出會傳送需要審核的期間嗎？
不會。如果核准、未結束紀錄、配對、刪除、QuickBooks 中的變更或之前的匯出需要處理，自動匯出就會暫停，並通知管理員決定下一步。
Clockspot 將上下班打卡、更正、核准及薪資工時連結在一起，讓企業主與管理員能在薪資處理前檢查整個工作週。
想讓員工記錄工時更簡單嗎？ 瞭解 Clockspot 的運作方式.