Integración con QuickBooks Online
Envía el tiempo aprobado de empleados y contratistas a QuickBooks para control horario, costos por trabajo, informes y facturación a clientes.
Recorrido guiado 3:03
Envía las horas aprobadas a QuickBooks sin volver a escribirlas
Conecta tu empresa de QuickBooks, empareja a tus empleados, envía un período de pago aprobado y activa el envío automático.
Transcripción
- 0:00Envía las horas aprobadas a QuickBooks Online
- Si tu negocio usa QuickBooks Online, Clockspot puede enviar las horas que apruebas directamente a QuickBooks, para que nunca escribas las mismas horas dos veces. Cada turno aprobado se convierte en una actividad de tiempo en QuickBooks, con el empleado, la fecha y las horas ya completadas, lista para la nómina, el costeo de trabajos o la facturación a clientes. En este video, vamos a conectar tu empresa de QuickBooks, emparejar a tus empleados, enviar un período de pago y activar el envío automático de los períodos siguientes.
- 0:33Conecta una vez y envía sin volver a escribir
- Para conectar QuickBooks, abre Configuración desde el menú de la izquierda y elige QuickBooks Online. Selecciona Conectar QuickBooks. Clockspot te lleva a Intuit, donde inicias sesión en QuickBooks y eliges la empresa que quieres conectar. Al confirmar, vuelves a Clockspot y la página muestra el nombre de la empresa conectada.
- 0:55Las horas de cada persona llegan al registro correcto
- Ahora dile a Clockspot cómo debe aparecer el tiempo en QuickBooks. Abre la pestaña Configuración. En Artículo de servicio predeterminado, elige el servicio de tus productos y servicios de QuickBooks que mejor describa el trabajo, por ejemplo, Cleaning services. En Empareja a los empleados, Clockspot vincula a cada empleado de Clockspot con el empleado o contratista de QuickBooks que debe recibir sus horas, y sugiere un emparejamiento cuando los nombres coinciden. Selecciona Usar las sugerencias para aceptarlas. Si alguien todavía necesita atención, elige el nombre correcto de QuickBooks en la lista. Luego selecciona Guardar la configuración de QuickBooks.
- 1:36Las horas aprobadas llegan a QuickBooks en un paso
- Ahora envía un período de pago. Abre la pestaña Exportar tiempo. En Período de pago, elige el período que estás listo para enviar. Clockspot muestra solo los períodos con hojas de horas aprobadas, y cuenta solo el tiempo que has aprobado. Muestra las horas aprobadas, la cantidad de empleados y cuántos registros recibirá QuickBooks. Selecciona Revisar registros de horas para ver el registro de cada día, con el empleado y el artículo de servicio de QuickBooks que usará. Cuando todo se vea bien, selecciona Enviar el tiempo aprobado a QuickBooks.
- 2:11Cada registro se confirma antes de seguir
- Clockspot envía los registros y muestra el avance mientras QuickBooks los acepta. Cuando la pestaña Historial dice Completada, todos los registros están en QuickBooks.
- 2:23Los períodos aprobados salen sin un clic
- También puedes dejar que Clockspot envíe los próximos períodos de pago por sí solo. Abre la pestaña Configuración, despliega Exportación automática y activa Enviar automáticamente los próximos períodos de pago aprobados. A partir de entonces, cuando todas las hojas de horas de un período estén aprobadas y todas las entradas de tiempo cerradas, Clockspot envía ese período por ti, y se detiene para consultarte cuando un cambio necesita tu revisión.
- 2:50Conecta una vez, empareja una vez, listo
- Esa es la conexión con QuickBooks Online: conecta una vez, empareja a tus empleados, y tus horas aprobadas llegan a QuickBooks sin volver a escribirlas.
QuickBooks Online permite enviar horas revisadas de empleados y contratistas desde Clockspot sin volver a escribirlas.
Clockspot envía tiempo pagado aprobado como Actividades de tiempo para control horario, costos, informes y facturación. Conserva el desglose de tiempo normal, horas extra y tiempo libre pagado para la revisión, pero la conexión no asigna tipos de pago de nómina ni calcula la nómina en QuickBooks.
Configurar QuickBooks Online
- Abre Configuración > QuickBooks Online.
- Presiona Conectar QuickBooks y elige la empresa que puedes conectar.
- Abre Configuración.
- Elige el Artículo de servicio predeterminado, que indica qué trabajo representa el tiempo.
- Asocia cada empleado de Clockspot con el empleado o contratista que debe recibir su tiempo en QuickBooks. Clockspot puede sugerir; tú decides.
- Corrige las personas que necesitan atención y presiona Guardar configuración de QuickBooks.
La conexión no envía tipos de pago de nómina. Revisa el tiempo en QuickBooks antes de procesar la nómina.
La mayoría de las empresas puede detenerse aquí. Abre Contabilidad opcional solo si usas facturación de clientes, informes por Clase o Ubicación, o elecciones distintas por trabajo.
Exportar un período de pago
- Abre Exportar tiempo y elige el Período de pago.
- Revisa tiempo pagado, cantidad de empleados y cambios desde la última exportación.
- Si hay un problema de aprobación, abre Revisar las aprobaciones de hojas de horas y completa la aprobación final de la hoja de horas.
- Si hay un problema de configuración, abre Configuración y corrige lo marcado.
- Expande los registros si quieres revisar cada destino.
- Presiona Enviar tiempo aprobado a QuickBooks.
La aprobación final de la hoja de horas confirma el tiempo trabajado, los descansos y el tiempo libre pagado que se exportarán. Aprobar una solicitud de tiempo libre autoriza la ausencia; la aprobación final de la hoja confirma sus horas pagadas para la nómina. Si una aprobación anterior no tiene datos de nómina guardados, revisa y aprueba la hoja de horas de nuevo antes de exportar.
Si cambian el tiempo, las aprobaciones, la configuración de nómina o las asociaciones con QuickBooks después de tu revisión, Clockspot te pide revisar el período otra vez antes de enviarlo.
Clockspot envía todo el período revisado junto. No omite silenciosamente a una persona; se detiene si las aprobaciones, asociaciones de empleados o contratistas, o datos obligatorios están incompletos.
Enviar períodos futuros automáticamente
En Configuración > Exportación automática, activa Enviar automáticamente períodos futuros aprobados. Solo considera aprobaciones completadas después de activarlo. Envía cuando la aprobación final de las hojas de horas cubre todo el tiempo trabajado, los descansos y el tiempo libre pagado, todos los registros están cerrados y cada asociación está lista.
Se pausa en lugar de adivinar si tendría que eliminar tiempo, sobrescribir un cambio hecho en QuickBooks, usar una asociación incompleta o seguir a una exportación que necesita atención. Los administradores reciben una notificación en la app al terminar o pausar; ábrela para revisar y elegir el siguiente paso.
Qué recibe QuickBooks
Clockspot envía Actividades de tiempo diarias por tiempo pagado aprobado. Resta descansos no pagados, envía tiempo libre pagado y no envía tiempo libre no pagado. La revisión conserva las categorías normal, horas extra y tiempo libre pagado.
Cada registro incluye fecha, duración, empleado o contratista asociado y artículo de servicio. Puede incluir cliente, Clase, Ubicación, estado facturable e imponible y descripción.
Esta conexión con QuickBooks Online no envía tipos ni tarifas de pago, no calcula importes de nómina, no crea cheques ni presenta impuestos, y no crea facturas, cuentas o pagos. Revisa las Actividades de tiempo y realiza en QuickBooks las elecciones específicas de nómina.
Entender las opciones
Artículo de servicio
Es una entrada de Productos y servicios que describe el trabajo. QuickBooks exige uno por Actividad de tiempo. Clockspot usa primero la asociación del tipo de trabajo, luego la del trabajo y por último el predeterminado de la empresa.
Cliente
Es el cliente o proyecto de QuickBooks. Permite informes por cliente y se requiere para ofrecer tiempo en una factura. Es opcional para control horario, costos e informes generales. Clockspot usa primero la elección del trabajo, después la asociación del cliente del trabajo y al final el predeterminado. El cliente del Lugar de trabajo no decide el cliente exportado.
Clase
Es una categoría opcional de informes, como departamento o división. Solo se necesita cuando el seguimiento por Clase está habilitado en QuickBooks; Clockspot la oculta cuando está desactivado.
Facturable y no facturable
Facturable permite agregar el tiempo a una factura del cliente; No facturable lo registra sin ofrecerlo para facturación. No determina si el empleado cobra. Cuando es facturable, también puedes elegir si será imponible al facturarlo.
Predeterminado
Aquí significa valor de reserva. Primero se usan asociaciones más específicas. Clockspot no cambia los valores predeterminados dentro de QuickBooks.
Después de exportar
Abre Historial para ver exportaciones completas, interrumpidas y fallidas. Abre una para ver qué cambios funcionaron y qué filas necesitan atención. Base de nómina guardada muestra los datos de nómina y las aprobaciones finales guardados cuando se puso en cola esa exportación. Si una exportación anterior no tiene esos datos, Clockspot lo indica; no reconstruye sus datos históricos a partir de las hojas de horas o la configuración actuales.
Usa Reintentar filas fallidas solo cuando Clockspot lo ofrezca. Si pide revisar período o configuración, sigue esa acción. Si una solicitud agota el tiempo, Clockspot reintenta la misma solicitud guardada con la misma información de seguimiento para reconocer una Actividad ya aceptada y evitar duplicados. Reemplazar o eliminar tiempo exportado siempre exige una nueva revisión y confirmación.
Actualizar, reconectar o desconectar
Clockspot actualiza los datos cuando el catálogo guardado tiene más de 15 minutos. Usa Actualizar datos de QuickBooks para obtener de inmediato cambios de empleados, contratistas, Productos y servicios, clientes, Clases o Ubicaciones.
Usa Reconectar QuickBooks para renovar la autorización y Desconectar QuickBooks para revocarla. Desconectar no elimina Actividades de tiempo ya aceptadas.
Si en cambio desconectas Clockspot desde QuickBooks o desde tu cuenta de Intuit, Clockspot lo detecta la próxima vez que contacta a QuickBooks, deja de enviar tiempo y te pide reconectar. Tus asignaciones de empleados y trabajos y tu historial de exportaciones se conservan. Para reconectar, abre Configuración, elige QuickBooks Online y presiona Reconectar QuickBooks.
Preguntas frecuentes
- ¿Clockspot procesa la nómina en QuickBooks?
No. Esta conexión con QuickBooks Online envía tiempo aprobado como Actividades de tiempo, pero no asigna tipos de pago ni envía tarifas de pago. Tampoco calcula importes de nómina, crea cheques o presenta impuestos. Revisa el tiempo en QuickBooks antes de procesar la nómina.
- ¿Facturable significa que el empleado recibe pago?
No. Facturable controla si el tiempo puede agregarse a una factura de cliente. El pago del empleado es independiente.
- ¿Por qué se exige un artículo de servicio?
QuickBooks exige que cada Actividad de tiempo identifique el Producto o servicio. Clockspot usa primero el tipo de trabajo, después el trabajo y finalmente el predeterminado de la empresa.
- ¿Por qué el tiempo exportado no aparece en la nómina?
Clockspot envía Actividades de tiempo, pero no tipos de pago de nómina. Revisa al empleado y el tiempo en QuickBooks y aplica allí las opciones necesarias.
- ¿La exportación automática enviará un período que necesita revisión?
No. Se pausa si hay aprobaciones, registros abiertos, asociaciones, eliminaciones, cambios en QuickBooks o una exportación anterior que requieran atención. Un administrador recibe una notificación y decide.
Clockspot mantiene conectados los registros de entrada y salida, las correcciones, las aprobaciones y las horas listas para la nómina, para que propietarios y administradores puedan revisar la semana laboral antes de preparar la nómina.
¿Quieres simplificar cómo tus empleados registran sus horas? Descubre cómo funciona Clockspot.