Integración con QuickBooks Online

QuickBooks Online permite enviar horas revisadas de empleados y contratistas desde Clockspot sin volver a escribirlas.

Clockspot envía tiempo pagado aprobado como Actividades de tiempo para control horario, costos, informes y facturación. Conserva el desglose de tiempo normal, horas extra y tiempo libre pagado para la revisión, pero la conexión no asigna tipos de pago de nómina ni calcula la nómina en QuickBooks.

Configurar QuickBooks Online

1. Abre Configuración > QuickBooks Online.
2. Presiona Conectar QuickBooks y elige la empresa que puedes conectar.
3. Abre Configuración.
4. Elige el Artículo de servicio predeterminado, que indica qué trabajo representa el tiempo.
5. Asocia cada empleado de Clockspot con el empleado o contratista que debe recibir su tiempo en QuickBooks. Clockspot puede sugerir; tú decides.
6. Corrige las personas que necesitan atención y presiona Guardar configuración de QuickBooks.

La conexión no envía tipos de pago de nómina. Revisa el tiempo en QuickBooks antes de procesar la nómina.

La mayoría de las empresas puede detenerse aquí. Abre Contabilidad opcional solo si usas facturación de clientes, informes por Clase o Ubicación, o elecciones distintas por trabajo.

Exportar un período de pago

1. Abre Exportar tiempo y elige el Período de pago.
2. Revisa tiempo pagado, cantidad de empleados y cambios desde la última exportación.
3. Si hay un problema de aprobación, abre Revisar aprobaciones de hojas de horas y termínalo.
4. Si hay un problema de configuración, abre Configuración y corrige lo marcado.
5. Expande los registros si quieres revisar cada destino.
6. Presiona Enviar tiempo aprobado a QuickBooks.

Clockspot envía todo el período revisado junto. No omite silenciosamente a una persona; se detiene si las aprobaciones, asociaciones de empleados o contratistas, o datos obligatorios están incompletos.

Enviar períodos futuros automáticamente

En Configuración > Exportación automática, activa Enviar automáticamente períodos futuros aprobados. Solo considera aprobaciones completadas después de activarlo. Envía cuando todas las hojas con trabajo están aprobadas, todos los registros están cerrados y cada asociación está lista.

Se pausa en lugar de adivinar si tendría que eliminar tiempo, sobrescribir un cambio hecho en QuickBooks, usar una asociación incompleta o seguir a una exportación que necesita atención. Los administradores reciben una notificación en la app al terminar o pausar; ábrela para revisar y elegir el siguiente paso.

Qué recibe QuickBooks

Clockspot envía Actividades de tiempo diarias por tiempo pagado aprobado. Resta descansos no pagados, envía tiempo libre pagado y no envía tiempo libre no pagado. La revisión conserva las categorías normal, horas extra y tiempo libre pagado.

Cada registro incluye fecha, duración, empleado o contratista asociado y artículo de servicio. Puede incluir cliente, Clase, Ubicación, estado facturable e imponible y descripción.

Clockspot no envía tipos ni tarifas de pago, no calcula dólares de nómina, no crea cheques ni presenta impuestos, y no crea facturas, cuentas o pagos. Revisa las Actividades de tiempo y realiza en QuickBooks las elecciones específicas de nómina.

Entender las opciones

Artículo de servicio

Es una entrada de Productos y servicios que describe el trabajo. QuickBooks exige uno por Actividad de tiempo. Clockspot usa primero la asociación del tipo de trabajo, luego la del trabajo y por último el predeterminado de la empresa.

Cliente

Es el cliente o proyecto de QuickBooks. Permite informes por cliente y se requiere para ofrecer tiempo en una factura. Es opcional para control horario, costos e informes generales. Clockspot usa primero la elección del trabajo, después la asociación del cliente del trabajo y al final el predeterminado. El cliente del Lugar de trabajo no decide el cliente exportado.

Clase

Es una categoría opcional de informes, como departamento o división. Solo se necesita cuando el seguimiento por Clase está habilitado en QuickBooks; Clockspot la oculta cuando está desactivado.

Facturable y no facturable

Facturable permite agregar el tiempo a una factura del cliente; No facturable lo registra sin ofrecerlo para facturación. No determina si el empleado cobra. Cuando es facturable, también puedes elegir si será imponible al facturarlo.

Predeterminado

Aquí significa valor de reserva. Primero se usan asociaciones más específicas. Clockspot no cambia los valores predeterminados dentro de QuickBooks.

Después de exportar

Abre Historial para ver exportaciones completas, interrumpidas y fallidas. Abre una para ver qué cambios funcionaron y qué filas necesitan atención.

Usa Reintentar filas fallidas solo cuando Clockspot lo ofrezca. Si pide revisar período o configuración, sigue esa acción. Si una solicitud agota el tiempo, Clockspot reintenta con la misma información de seguimiento para reconocer una Actividad ya aceptada y evitar duplicados. Reemplazar o eliminar tiempo exportado siempre exige una nueva revisión y confirmación.

Actualizar, reconectar o desconectar

Clockspot actualiza los datos cuando el catálogo guardado tiene más de 15 minutos. Usa Actualizar datos de QuickBooks para obtener de inmediato cambios de empleados, contratistas, Productos y servicios, clientes, Clases o Ubicaciones.

Usa Reconectar QuickBooks para renovar la autorización y Desconectar empresa para revocarla. Desconectar no elimina Actividades de tiempo ya aceptadas.