Política de privacidad

Esta Política de privacidad explica cómo Clockspot, Inc. ("Clockspot", "nosotros") recopila, usa, comparte y protege tu información cuando utilizas nuestra plataforma de control de horas (el "Servicio").

Puntos principales:

• Los empleadores controlan sus espacios de trabajo. Nunca vendemos datos personales.
• Solo recopilamos lo necesario para prestar el servicio.
• El GPS se registra por evento: guardamos la ubicación al marcar entrada o salida, nunca de forma continua.
• Puedes solicitar acceso, corrección, exportación o eliminación de tus datos personales.
• No usamos tus datos para publicidad.

Clockspot es operado por Clockspot, Inc.. Si tienes preguntas sobre privacidad, contáctanos.

Nuestra función: El empleador decide por qué y cómo se usan los datos de horas y de personal. Para ese tratamiento, el empleador es el responsable del tratamiento y Clockspot es el encargado del tratamiento. Clockspot es responsable del tratamiento de la información que usamos para administrar cuentas y facturación, proteger y mejorar el Servicio, comprender su uso y brindar soporte.

Datos de la cuenta: Nombre, correo electrónico, nombre de la empresa e información de facturación al registrarte.

Datos del perfil del empleado: Nombre, correo electrónico, asignaciones de trabajo y tarifa de pago, según los proporcione el administrador de tu empleador.

Datos de control de horas: Horas de entrada y salida, horas trabajadas, descansos, asignaciones, notas y respuestas a listas de verificación.

Registros de personal: Horarios, solicitudes y saldos de tiempo libre, aprobaciones de hojas de horas, solicitudes de edición, estado de invitaciones e historial de compensación cuando el empleador configura esas funciones.

Configuración y contenido del espacio de trabajo: Trabajos, lugares de trabajo, aprobaciones de marcación, ajustes de quiosco, informes y exportaciones programadas, preferencias de notificación y otros ajustes configurados por el Propietario.

Datos de servicios conectados: Cuando un administrador autorizado conecta un servicio externo, procesamos credenciales de autorización cifradas, identificadores de empresa y registros del proveedor, registros seleccionables, asignaciones aprobadas por el administrador, historial de exportaciones y diagnósticos necesarios para operar y respaldar la conexión.

Datos de QuickBooks Online: Para una conexión con QuickBooks Online, Clockspot conserva la identidad de la empresa y la configuración de control de horas de QuickBooks; nombres, correos, estados e identificadores de empleados y proveedores; nombres, estados e identificadores de servicios, clientes o proyectos, Clases y Ubicaciones; y nombres, identificadores y metadatos de categoría de los tipos de pago activos. Usamos estos campos para sugerir asignaciones, comprobar si los registros de QuickBooks pueden aceptar horas y transferir horas aprobadas. QuickBooks puede incluir campos adicionales en las respuestas de su API contable; Clockspot extrae y conserva solo los campos indicados aquí. Nuestra solicitud de nómina pide únicamente referencias de tipos de pago activos y no solicita tarifas, aportes, detalles de cheques ni cálculos fiscales.

Datos de ubicación (opcionales): Coordenadas GPS registradas al producirse un evento de marcación (entrada, salida, inicio o fin de descanso). Solo se recopilan cuando el empleador habilita el GPS Y el empleado concede permiso de ubicación en su dispositivo. No rastreamos rutas, movimiento continuo ni ubicación fuera del horario laboral.

Datos de verificación de marcación: Cuando se usan las funciones correspondientes, fotos de quiosco tomadas al marcar, grabaciones de voz realizadas después de marcaciones telefónicas, identificador de llamada e identificadores usados para marcar por teléfono, y un identificador persistente del navegador para reconocer navegadores aprobados.

Datos del dispositivo y de uso: Tipo de navegador, sistema operativo, dirección IP, páginas visitadas, uso de funciones e identificadores analíticos anónimos y de sesión. Se recopilan automáticamente para mantener y mejorar el servicio.

Datos de pago: Los procesa nuestro proveedor de pagos. No almacenamos números completos de tarjetas de crédito en nuestros servidores.

Comunicaciones: Solicitudes de soporte, correos y comentarios que nos envías.

Datos SMS: Números de teléfono, estado de verificación, preferencias de SMS, registros de entrega y solicitudes de baja o ayuda cuando usas funciones SMS.

Directamente de ti: Cuando creas una cuenta, marcas entrada o salida, envías registros de horas o contactas con soporte.

De tu empleador: Cuando un administrador añade tu perfil a un espacio de trabajo, configura trabajos o crea registros de empleados.

Automáticamente: Cuando usas el Servicio, recopilamos datos del dispositivo y de uso mediante cookies y tecnologías similares.

Usamos tus datos para:

• Prestar el servicio: Procesar marcaciones, generar hojas de horas, calcular horas y ejecutar informes
• Enviar notificaciones: Recordatorios de hojas de horas, solicitudes de aprobación y alertas de cuenta por correo y SMS
• Procesar pagos: Facturar tu cuenta y administrar suscripciones
• Brindar soporte: Responder preguntas y resolver problemas
• Proporcionar servicios conectados: Atender solicitudes de asistentes y otras integraciones que un miembro autorizado conecte a Clockspot, dentro de los permisos concedidos
• Mejorar el producto: Analizar patrones de uso para corregir errores y crear mejores funciones
• Cumplir la ley: Responder a requisitos legales, aplicar nuestros términos y proteger derechos

No usamos tus datos para publicidad, elaboración de perfiles ni decisiones automatizadas que afecten tu empleo.

Si te encuentras en el Espacio Económico Europeo, tratamos tus datos conforme a estas bases jurídicas:

• Ejecución del contrato: Procesar registros de horas, generar informes y prestar el servicio contratado
• Interés legítimo: Mejora del producto, seguridad y prevención del fraude
• Obligación legal: Conservación de registros fiscales y respuesta a solicitudes legales
• Consentimiento: Funciones opcionales como seguimiento GPS y comunicaciones de marketing (puedes retirarlo en cualquier momento)

Clockspot puede enviar SMS transaccionales cuando verificas un número o activas notificaciones SMS para eventos seleccionados, como aprobaciones de hojas de horas, solicitudes de edición o tiempo libre y alertas de cuenta o espacio de trabajo.

Las notificaciones SMS son opcionales. Das tu consentimiento al verificar tu número y habilitar SMS en Preferencias de notificaciones. La frecuencia varía. Pueden aplicarse cargos por mensajes y datos. Responde STOP para cancelar o HELP para obtener ayuda.

Usamos proveedores de SMS únicamente para entregar mensajes de Clockspot, procesar estados de entrega y gestionar solicitudes de baja o ayuda. No vendemos, alquilamos ni compartimos datos de consentimiento móvil o consentimiento SMS con terceros o afiliados para sus fines promocionales o de marketing.

Compartimos datos con las siguientes categorías de terceros únicamente para prestar el Servicio:

• Infraestructura en la nube: Servicios de alojamiento y bases de datos
• Procesamiento de pagos: Para facturar suscripciones
• Correo y SMS: Para notificaciones y comunicaciones
• Análisis: Para comprender patrones de uso y mejorar el producto
• Seguimiento de errores: Para detectar y corregir fallos
• Servicios conectados autorizados por el usuario: Cuando un miembro autorizado conecta Clockspot con un asistente u otra integración, proporcionamos a ese servicio los datos de Clockspot necesarios para atender sus solicitudes, dentro de los permisos concedidos. El servicio conectado trata esos datos según su propia política de privacidad. El acceso puede revocarse.
• Intuit QuickBooks Online: Cuando un administrador habilita la conexión, Clockspot envía la fecha de trabajo aprobada, duración, descripción, empleado o proveedor, servicio, ajustes facturables y fiscales, y cualquier cliente o proyecto, Clase, Ubicación o referencia de tipo de pago seleccionada. No crea cheques ni envía tarifas, aportes o cálculos fiscales. Intuit trata los datos exportados conforme a sus propios términos de privacidad.

No hacemos lo siguiente:

• Vender datos personales
• Compartir datos con anunciantes
• Compartir datos de consentimiento móvil o consentimiento SMS con terceros o afiliados para fines promocionales o de marketing
• Usar datos de horas de empleados para fines distintos de prestar el servicio a su empleador

Podemos divulgar datos cuando lo exijan la ley, una orden judicial o una solicitud gubernamental. También podemos compartirlos en relación con una fusión, adquisición o venta de activos; en ese caso, te avisaremos con antelación.

Clockspot ofrece verificación GPS opcional. Esto es exactamente lo que hacemos y no hacemos:

Lo que recopilamos:

• Coordenadas GPS al producirse una marcación (entrada, salida, inicio o fin de descanso)
• Precisión aproximada de la lectura GPS
• Marca de tiempo de la lectura

Lo que no recopilamos:

• Ubicación continua ni seguimiento del movimiento
• Rutas o trayectos entre ubicaciones
• Ubicación fuera del horario laboral
• Ubicación cuando la aplicación está en segundo plano

Dos pasos de configuración:

1. El empleador debe habilitar las funciones GPS para su espacio de trabajo (están desactivadas de forma predeterminada)
2. El empleado debe conceder permiso de ubicación en el dispositivo al marcar entrada

Los empleados pueden revocar el permiso de ubicación en cualquier momento desde los ajustes del dispositivo. Sin permiso, Clockspot registra el evento sin GPS, salvo que el empleador haya optado por bloquear marcaciones no verificadas y no coincida ninguna aprobación web aplicable. En ese caso, Clockspot rechaza la entrada. La salida sigue disponible.

Conservación: Los datos de ubicación se conservan mientras la cuenta esté activa y durante un período razonable posterior, de acuerdo con los requisitos de conservación aplicables.

Para empleadores (administradores del espacio):

• Eres responsable del tratamiento de los datos de tus empleados. Clockspot los trata por cuenta tuya.
• Decides qué datos recopilar al elegir qué funciones de Clockspot habilitar y configurar.
• Eres responsable de contar con una base jurídica para recopilar datos de empleados y de cumplir las leyes de privacidad y laborales aplicables.

Para empleados:

• Tu empleador contrató Clockspot para controlar horas por cuenta suya.
• Tu empleador controla qué datos se recopilan y cómo se usan.
• Puedes ver tus propios datos de horas mediante el Servicio.
• Para solicitar acceso, corrección o eliminación, contacta primero con tu empleador. Si no responde, contáctanos.

Conservamos los datos mientras tu cuenta esté activa y durante un período razonable posterior, según el tipo de datos y los requisitos legales aplicables:

• Registros de horas: Para cumplir requisitos federales y estatales de conservación (p. ej., FLSA e IRS)
• Datos GPS/ubicación: Para respaldar plazos aplicables de disputas salariales y cumplimiento
• Datos de cuenta y perfil: Durante la vigencia de tu cuenta. Puedes solicitar la exportación de tus datos como se describe más adelante.
• Registros de pago: Según exijan la legislación fiscal y nuestro procesador de pagos
• Datos de uso y análisis: Para mejorar el producto; se eliminan periódicamente
• Comunicaciones de soporte: Para calidad y referencia
• Servicios conectados: Las credenciales de autorización se eliminan al desconectar. Para QuickBooks Online, Clockspot también finaliza su autorización con Intuit y borra el catálogo en caché de empleados, proveedores, contabilidad y tipos de pago. Las asignaciones específicas de la empresa y los registros de auditoría de exportación pueden conservarse con el espacio para conciliar exportaciones anteriores y restaurar la configuración de forma segura tras reconectar. Un administrador puede solicitar su eliminación, sujeta a requisitos legales de conservación.

Puedes solicitar la eliminación de tus datos contactándonos. Las solicitudes están sujetas a requisitos legales de conservación. Los datos agregados y desidentificados pueden conservarse indefinidamente.

Según tu ubicación, puedes tener los siguientes derechos:

• Acceso: Solicitar una copia de los datos personales que tenemos sobre ti
• Corrección: Solicitar que corrijamos datos inexactos
• Eliminación: Solicitar que eliminemos tus datos personales
• Exportación: Solicitar tus datos en un formato portátil y legible por máquina
• Limitación: Solicitar que limitemos cómo tratamos tus datos
• Oposición: Oponerte al tratamiento basado en interés legítimo
• Retirar el consentimiento: Cuando el tratamiento se base en consentimiento, retirarlo en cualquier momento

Derechos CCPA/CPRA (residentes de California): Tienes derecho a conocer qué datos recopilamos, solicitar su eliminación o corrección y optar por no participar en la venta de datos personales. No vendemos datos personales.

Para ejercer estos derechos, contáctanos. Responderemos dentro del plazo exigido por la ley. Si eres empleado, contacta primero con tu empleador, que es el responsable del tratamiento.

Los servidores y datos de Clockspot se encuentran en Estados Unidos. Si accedes al Servicio desde fuera de EE. UU., tus datos se transferirán y tratarán en EE. UU.

Protegemos tus datos mediante:

• Cifrado en tránsito (TLS) y en reposo (AES-256)
• Controles de nivel de acceso y permisos
• Evaluaciones de seguridad y revisiones de código periódicas
• Registros y supervisión de actividad sospechosa
• Procedimientos de respuesta a incidentes

Ningún sistema es 100 % seguro. Si descubrimos una filtración que afecte tus datos personales, te avisaremos a ti y a las autoridades correspondientes según exija la ley.

Usamos los siguientes tipos de cookies:

• Estrictamente necesarias: Cookies de sesión y autenticación necesarias para que funcione el Servicio. No pueden deshabilitarse.
• Funcionales: Cookies de preferencias que recuerdan tus ajustes (p. ej., estado de la barra lateral y tema).
• Analíticas: Seguimiento de uso para comprender cómo se utiliza el Servicio y dónde mejorar.

No usamos cookies de marketing o publicidad.

Visitantes de la UE: Las cookies no esenciales requieren tu consentimiento antes de activarse.

Global Privacy Control: Respetamos las señales GPC del navegador. Si tu navegador envía una señal GPC, la tratamos como una exclusión de las cookies no esenciales.

Clockspot no está dirigido a menores de 16 años. No recopilamos deliberadamente datos personales de menores. Si descubrimos que hemos recopilado datos de un menor de 16 años, los eliminaremos de inmediato.

Si resides en California, se aplican las siguientes divulgaciones adicionales conforme a la Ley de Privacidad del Consumidor de California, modificada por la Ley de Derechos de Privacidad de California (CCPA/CPRA):

Categorías de información personal recopiladas en los últimos 12 meses:

• Identificadores (nombre, correo, dirección IP, identificador de llamada e identificadores del navegador)
• Información profesional (empleador, función, departamento)
• Datos de geolocalización (coordenadas GPS al marcar, si se habilitan)
• Actividad en Internet (datos de uso e interacción con funciones)
• Información comercial (datos de suscripción y facturación)
• Información de audio, electrónica y visual (fotos de quiosco y grabaciones de voz telefónicas, cuando se usan)

Categorías de información personal vendidas: Ninguna. No vendemos información personal.

Categorías de información personal compartidas para publicidad conductual entre contextos: Ninguna.

Tienes derecho a solicitar acceso, eliminación y corrección de tus datos, y a optar por no participar en la venta de información personal (actividad que no realizamos). Para presentar una solicitud, contáctanos. No te discriminaremos por ejercer tus derechos.

Podemos actualizar esta Política de privacidad ocasionalmente. Cuando lo hagamos, cambiaremos la fecha de entrada en vigor al principio de esta página. Si la ley aplicable exige un aviso adicional, lo proporcionaremos.