Politique de confidentialité

Cette politique de confidentialité explique comment Clockspot, Inc. (« Clockspot », « nous ») collecte, utilise, partage et protège vos informations lorsque vous utilisez notre plateforme de suivi du temps (le « Service »).

Points essentiels :

• Les employeurs contrôlent leurs espaces de travail. Nous ne vendons jamais de données personnelles.
• Nous collectons uniquement les données nécessaires à la fourniture du service.
• Le GPS est lié aux pointages. Nous enregistrons la position lors des arrivées et départs, jamais en continu.
• Vous pouvez demander l’accès à vos données personnelles, leur correction, leur export ou leur suppression.
• Nous n’utilisons pas vos données à des fins publicitaires.

Clockspot est exploité par Clockspot, Inc.. Pour toute question de confidentialité, contactez-nous.

Notre rôle : l’employeur décide des finalités et des modalités d’utilisation des données de temps et des effectifs. Pour ce traitement, l’employeur est le responsable du traitement et Clockspot est le sous-traitant. Clockspot est responsable du traitement des informations utilisées pour gérer les comptes et la facturation, sécuriser et améliorer le Service, comprendre l’utilisation du produit et fournir l’assistance.

Données de compte : nom, adresse e-mail, nom de l’entreprise et informations de facturation lors de l’inscription.

Données de profil des employés : nom, e-mail, affectations aux missions, date d’embauche, identifiant de paie attribué par l’employeur et taux de rémunération, tels que fournis par l’administrateur de votre employeur.

Données de suivi du temps : heures d’arrivée et de départ, heures travaillées, pauses, affectations aux missions, notes et réponses aux listes de contrôle.

Données des effectifs : plannings des employés, demandes et soldes d’absence, approbations des relevés d’heures, demandes de modification, statut des invitations, historique des rémunérations, qualifications et licences, trajets professionnels, notes et photos de passation, et budgets d’heures des missions lorsque votre employeur configure ces fonctionnalités.

Configuration et contenu de l’espace de travail : missions, sites de travail, approbations de pointage, paramètres de bornes, de rapports et d’exports programmés, préférences de notification et autres paramètres définis par le propriétaire.

Données des services connectés : lorsqu’un administrateur autorisé connecte un service tiers, nous traitons les identifiants d’autorisation chiffrés, les identifiants d’entreprise et d’enregistrements du prestataire, les enregistrements du prestataire proposés à la sélection, les correspondances approuvées par l’administrateur, l’historique des exports et les diagnostics du prestataire nécessaires au fonctionnement et à l’assistance de cette connexion.

Données QuickBooks Online : pour cette connexion, Clockspot conserve l’identité de l’entreprise QuickBooks et ses paramètres de suivi du temps, les noms, adresses e-mail, statuts et identifiants des employés et prestataires, ainsi que les noms, statuts et identifiants des services, clients ou projets, classes et lieux. Nous utilisons ces champs pour suggérer des correspondances, vérifier si les enregistrements QuickBooks peuvent recevoir des heures et transférer les heures approuvées. Les réponses de l’API comptable QuickBooks peuvent contenir d’autres champs. Clockspot extrait et conserve uniquement ceux indiqués ici. La connexion utilise uniquement l’accès comptable QuickBooks. Lorsque la correspondance facultative des types de rémunération QuickBooks Payroll est activée dans Clockspot, Clockspot conserve aussi les noms, identifiants et métadonnées de catégorie des types de rémunération actifs des employés. Cette requête de paie demande uniquement des références de types de rémunération actifs, jamais les taux de rémunération, montants de cotisations, détails des paiements de salaire ou calculs fiscaux.

Données de localisation (facultatives) : coordonnées GPS enregistrées au moment d’un pointage (arrivée, départ, début ou fin de pause). Elles sont collectées uniquement lorsque l’employeur active les fonctionnalités GPS ET que l’employé autorise la localisation sur son appareil. Nous ne suivons ni les itinéraires, ni les déplacements en continu, ni la position hors service.

Données de vérification des pointages : lorsque les fonctionnalités correspondantes sont utilisées, photos de borne prises lors des pointages, enregistrements vocaux pris après les pointages par téléphone, numéro de l’appelant et identifiants d’appel utilisés pour le pointage par téléphone, et identifiant persistant du navigateur et de l’appareil servant à reconnaître les navigateurs approuvés.

Données de l’appareil et d’utilisation : type de navigateur, système d’exploitation, adresse IP, pages consultées, utilisation des fonctionnalités et identifiants d’analyse anonymes et de session. Elles sont collectées automatiquement pour maintenir et améliorer le service.

Données de paiement : traitées par notre prestataire de paiement. Nous ne stockons pas les numéros complets de carte bancaire sur nos serveurs.

Communications : demandes d’assistance, e-mails et commentaires que vous nous envoyez.

Données SMS : numéros de téléphone, statut de vérification, préférences de notification par SMS, données de livraison et demandes de désinscription ou d’aide lorsque vous utilisez les fonctionnalités SMS.

Directement auprès de vous : lorsque vous créez un compte, pointez votre arrivée ou votre départ, soumettez des périodes de travail ou contactez l’assistance.

Auprès de votre employeur : lorsqu’un administrateur ajoute votre profil à un espace de travail, configure des missions ou crée des dossiers d’employés.

Automatiquement : lors de l’utilisation du Service, nous collectons des données de l’appareil et d’utilisation à l’aide de cookies et de technologies similaires.

Nous utilisons vos données pour :

• Fournir le service : traiter les pointages, générer les relevés d’heures, calculer les heures et produire des rapports
• Envoyer des notifications : rappels de relevés d’heures, demandes d’approbation et alertes de compte par e-mail, SMS et messages WhatsApp facultatifs
• Traiter les paiements : facturer votre compte et gérer les abonnements
• Fournir l’assistance : répondre à vos questions et résoudre les problèmes
• Fournir les services connectés : exécuter les demandes d’assistants et d’autres intégrations connectés à Clockspot par un membre autorisé de l’espace de travail, dans les limites des autorisations accordées à la connexion
• Améliorer le produit : analyser les usages pour corriger les erreurs et améliorer les fonctionnalités
• Respecter la loi : répondre aux obligations légales, faire appliquer nos conditions et protéger les droits

Nous n’utilisons pas vos données à des fins publicitaires, de profilage ou de prise de décision automatisée affectant votre emploi.

Si vous vous trouvez dans l’Espace économique européen, nous traitons vos données sur les bases juridiques suivantes :

• Exécution du contrat : traitement des périodes de travail, production des rapports et fourniture du service auquel vous avez souscrit
• Intérêt légitime : amélioration du produit, sécurité et prévention de la fraude
• Obligation légale : conservation des documents fiscaux et réponse aux demandes légales
• Consentement : fonctionnalités facultatives comme la localisation GPS et les communications marketing (vous pouvez retirer votre consentement à tout moment)

Clockspot peut envoyer des SMS transactionnels lorsque vous vérifiez un numéro de téléphone ou activez les notifications par SMS pour certains événements, comme les approbations de relevés d’heures, les demandes de modification et d’absence, et les alertes de compte ou d’espace de travail.

Les notifications par SMS sont facultatives. Vous vous y inscrivez en vérifiant votre numéro et en activant les SMS dans Préférences de notification. La fréquence des messages varie. Des frais de messagerie et de données peuvent s’appliquer. Vous pouvez répondre STOP pour arrêter les SMS ou HELP pour obtenir de l’aide.

Nous utilisons les prestataires SMS uniquement pour livrer les messages Clockspot, traiter leur statut de livraison et gérer les demandes de désinscription ou d’aide. Nous ne vendons, ne louons et ne partageons pas les données d’inscription aux SMS ni le consentement SMS avec des tiers ou des sociétés affiliées à des fins marketing ou promotionnelles.

Assistant et OpenAI : pour fournir les réponses et les actions proposées de l’assistant, Clockspot transmet à OpenAI votre message, l’historique pertinent de la conversation, ainsi que les données de l’espace de travail et le contexte à l’écran nécessaires à votre demande. Selon la demande, cela peut comprendre les noms des employés, périodes de travail, plannings, absences, informations de rémunération et autres informations personnelles que vous incluez. L’accès reste limité par vos autorisations Clockspot. N’incluez pas d’informations sensibles inutiles à votre demande.

Traitement par OpenAI : nous utilisons l’API OpenAI. Selon ses paramètres par défaut, les entrées et sorties ne servent pas à entraîner les modèles, sauf accord explicite du client de l’API. OpenAI peut conserver les requêtes et les réponses dans des journaux de surveillance des abus pendant 30 jours au maximum, ou plus longtemps si la loi l’exige ou si cela est raisonnablement nécessaire pour prévenir un préjudice. La mise en cache des requêtes peut conserver des données chiffrées en cache pendant 24 heures au maximum. Certaines fonctionnalités de l’API peuvent conserver séparément un état applicatif. Clockspot demande que les réponses ne soient pas stockées comme objets de réponse récupérables. Cela ne supprime pas la conservation liée à la surveillance des abus. Les contrôles de données de l’API d’OpenAI expliquent ces paramètres et leurs exceptions. Nous ne promettons aucune absence totale de conservation des données.

Conservation par Clockspot et vos choix : Clockspot conserve les conversations de l’assistant, le contexte pertinent de l’espace de travail, les activités, les modifications proposées et leurs résultats selon les règles de conservation ci-dessous. Dans l’application iPhone, votre autorisation de partage avec OpenAI est demandée avant l’envoi d’un message à l’assistant. Vous pouvez retirer cette autorisation dans le menu de l’assistant en désactivant le partage avec l’IA. Cela bloque les nouveaux messages et les nouvelles tentatives depuis cette application jusqu’à une nouvelle autorisation. Cela n’annule pas les tâches déjà acceptées, ne supprime pas les données enregistrées et ne rappelle pas les données déjà envoyées à OpenAI. Pour demander une suppression, contactez-nous comme indiqué dans Vos droits. Les employés doivent d’abord contacter leur employeur. Les obligations légales de conservation peuvent limiter la suppression.

Tout membre peut connecter un compte WhatsApp pour les notifications prises en charge. L’autorisation des notifications et celle des réponses de l’assistant sont distinctes. Préférences de notification contrôle les événements pris en charge envoyés sur WhatsApp. Les réponses de l’assistant sont réservées aux membres éligibles et n’étendent jamais leurs autorisations Clockspot.

La connexion à WhatsApp est facultative et nécessite la vérification de l’expéditeur et une confirmation après connexion à Clockspot. Nous traitons votre identifiant d’expéditeur WhatsApp, les données de connexion et de consentement, le contenu des messages et les informations de livraison. Meta traite les messages, y compris les informations de l’espace de travail contenues dans les réponses, ainsi que les informations de compte et de livraison associées, selon ses propres conditions et politiques de confidentialité. Les modifications proposées doivent être examinées et approuvées après connexion à Clockspot. Une réponse dans WhatsApp ne les approuve pas.

Vous pouvez déconnecter WhatsApp dans Mon profil. L’envoi de STOP au numéro Clockspot connecté désactive les notifications WhatsApp tout en conservant la connexion. La déconnexion arrête les futurs messages. Elle n’efface ni les conversations, consentements et données de livraison enregistrés, ni les copies déjà détenues par WhatsApp ou les destinataires. Les données Clockspot suivent les règles de conservation et de suppression ci-dessous. Pour demander une suppression, suivez la section Vos droits. N’envoyez pas d’informations personnelles sensibles inutiles à votre demande.

Nous partageons des données avec les catégories de tiers suivantes, uniquement pour fournir le Service :

• Infrastructure cloud : hébergement et bases de données
• E-mail, SMS et WhatsApp : notifications et communications
• Traitement des paiements : facturation des abonnements
• Analyse : compréhension des usages et amélioration du produit
• Suivi des erreurs : détection et correction des erreurs
• Services connectés autorisés par l’utilisateur : lorsqu’un membre autorisé connecte Clockspot à un assistant ou à une autre intégration, nous transmettons à ce service les données Clockspot nécessaires à ses demandes, dans les limites des autorisations accordées à la connexion. Le service connecté traite ces données selon sa propre politique de confidentialité. L’accès de la connexion peut être révoqué.
• Intuit QuickBooks Online : lorsqu’un administrateur active la connexion, Clockspot envoie la date de travail approuvée, la durée, la description, l’employé ou le prestataire, le service, les paramètres de facturation et de taxation, et tout client ou projet, classe ou lieu sélectionné. Lorsque la correspondance facultative des types de rémunération QuickBooks Payroll est activée, l’enregistrement comprend aussi la référence du type de rémunération associé à l’employé. La connexion ne crée pas de paiements de salaire et n’envoie ni taux de rémunération, ni montants de cotisations, ni calculs fiscaux. Intuit traite les données exportées selon ses propres conditions de confidentialité.

Nous ne :

• Vendons de données personnelles à quiconque
• Partageons de données avec des annonceurs
• Partageons de données d’inscription aux SMS ni de consentement SMS avec des tiers ou sociétés affiliées à des fins marketing ou promotionnelles
• Utilisons les données d’heures des employés à d’autres fins que la fourniture du service à leur employeur

Nous pouvons divulguer des données si la loi, une décision de justice ou une demande gouvernementale l’exige. Nous pouvons aussi les partager dans le cadre d’une fusion, d’une acquisition ou d’une vente d’actifs. Dans ce cas, nous vous avertirons à l’avance.

Clockspot propose une vérification GPS facultative. Voici précisément ce que nous faisons et ne faisons pas :

Données collectées :

• Coordonnées GPS au moment d’un pointage (arrivée, départ, début ou fin de pause)
• Précision approximative du relevé GPS
• Horodatage du relevé

Données non collectées :

• Suivi continu de la position ou des déplacements
• Itinéraires ou trajets entre les lieux
• Position hors service
• Position lorsque l’application fonctionne en arrière-plan

Deux étapes de configuration :

1. L’employeur doit activer les fonctionnalités GPS dans son espace de travail (elles sont désactivées par défaut)
2. L’employé doit autoriser la localisation sur son appareil lors du pointage d’arrivée

Les employés peuvent retirer l’autorisation de localisation à tout moment dans les paramètres de leur appareil. Sans autorisation, Clockspot enregistre le pointage sans GPS, sauf si l’employeur a choisi de bloquer les pointages d’arrivée non vérifiés et qu’aucune approbation applicable au pointage web ne correspond. Dans ce cas, Clockspot refuse le pointage d’arrivée. Le pointage de départ reste disponible.

Conservation : les données de localisation sont conservées pendant toute la durée d’activité de votre compte et pendant une période raisonnable ensuite, conformément aux obligations de conservation applicables.

Pour les employeurs (administrateurs des espaces de travail) :

• Vous êtes responsable du traitement des données de vos employés. Clockspot les traite pour votre compte.
• Vous décidez des données collectées en choisissant les fonctionnalités Clockspot à activer et à configurer.
• Vous êtes responsable de l’existence d’une base juridique pour collecter les données de vos employés et du respect des lois applicables en matière de confidentialité et de travail.

Pour les employés :

• Votre employeur utilise Clockspot pour suivre le temps pour son compte.
• Votre employeur contrôle les données collectées et leur utilisation.
• Vous pouvez consulter vos propres données de temps dans le Service.
• Pour les demandes d’accès, de correction ou de suppression, contactez d’abord votre employeur. S’il ne répond pas, contactez-nous.

Nous conservons les données pendant toute la durée d’activité du compte et pendant une période raisonnable ensuite, selon le type de données et les exigences légales applicables :

• Heures enregistrées : conservation pour respecter les obligations fédérales et des États (par exemple FLSA, IRS)
• Données GPS et de localisation : conservation selon les délais applicables aux litiges salariaux et à la conformité
• Données de compte et de profil : pendant la durée de votre compte. Vous pouvez demander un export de vos données personnelles selon la procédure ci-dessous.
• Données de paiement : conformément au droit fiscal et aux exigences de notre prestataire de paiement
• Données d’utilisation et d’analyse : conservation pour améliorer le produit, avec suppression périodique
• Communications d’assistance : conservation à des fins de qualité et de référence
• Services connectés : les identifiants d’autorisation sont supprimés lors de la déconnexion. Pour QuickBooks Online, Clockspot met également fin à son autorisation auprès d’Intuit et efface son catalogue en cache d’employés, de prestataires, de données comptables et de types de rémunération QuickBooks. Les correspondances propres à l’entreprise et les données d’audit des exports peuvent être conservées avec l’espace de travail pour permettre aux administrateurs de rapprocher les exports passés et de restaurer la configuration en toute sécurité après reconnexion. Un administrateur peut demander leur suppression, sous réserve des obligations légales de conservation applicables.

Vous pouvez demander la suppression de vos données en nous contactant. Les demandes sont soumises aux obligations légales de conservation applicables. Les données agrégées et désidentifiées peuvent être conservées indéfiniment.

Selon votre lieu de résidence, vous pouvez disposer des droits suivants :

• Accès : demander une copie des données personnelles que nous détenons à votre sujet
• Correction : demander la correction de données inexactes
• Suppression : demander la suppression de vos données personnelles
• Export : demander vos données dans un format portable et lisible par machine
• Limitation : demander la limitation du traitement de vos données
• Opposition : vous opposer à un traitement fondé sur l’intérêt légitime
• Retrait du consentement : retirer votre consentement à tout moment lorsqu’il constitue la base du traitement

Droits CCPA/CPRA (résidents de Californie) : vous avez le droit de savoir quelles données sont collectées, de demander leur suppression ou leur correction et de vous opposer à la vente de données personnelles. Nous ne vendons pas de données personnelles.

Pour exercer ces droits, contactez-nous. Nous répondrons dans le délai prévu par la loi applicable. Les employés doivent d’abord contacter leur employeur, qui est responsable du traitement.

Les serveurs et les données de Clockspot sont situés aux États-Unis. Si vous accédez au Service depuis un autre pays, vos données seront transférées et traitées aux États-Unis.

Nous protégeons vos données par :

• Le chiffrement en transit (TLS) et au repos (AES-256)
• Des contrôles des niveaux d’accès et des autorisations
• Des évaluations de sécurité et des revues de code régulières
• La journalisation et la surveillance des activités suspectes
• Des procédures de réponse aux incidents

Aucun système n’est sûr à 100 %. Si nous découvrons une violation de données affectant vos données personnelles, nous vous en informerons, ainsi que les autorités compétentes, conformément à la loi.

Nous utilisons les types de cookies suivants :

• Strictement nécessaires : cookies de session et d’authentification indispensables au fonctionnement du Service. Ils ne peuvent pas être désactivés.
• Fonctionnels : cookies qui mémorisent vos préférences (par exemple l’état de la barre latérale et le thème).
• Analyse : suivi de l’utilisation pour comprendre le fonctionnement du Service et les améliorations à apporter.

Nous n’utilisons pas de cookies marketing ou publicitaires.

Visiteurs de l’Union européenne : les cookies non essentiels nécessitent votre consentement avant activation.

Global Privacy Control : nous respectons les signaux GPC de votre navigateur. Si votre navigateur en envoie un, nous le considérons comme un refus des cookies non essentiels.

Clockspot ne s’adresse pas aux enfants de moins de 16 ans. Nous ne collectons pas sciemment de données personnelles d’enfants. Si nous apprenons avoir collecté les données d’un enfant de moins de 16 ans, nous les supprimerons rapidement.

Si vous résidez en Californie, les informations supplémentaires suivantes s’appliquent au titre du California Consumer Privacy Act modifié par le California Privacy Rights Act (CCPA/CPRA) :

Catégories d’informations personnelles collectées au cours des 12 derniers mois :

• Identifiants (nom, e-mail, identifiant de paie attribué par l’employeur, adresse IP, numéro de l’appelant et identifiants du navigateur et de l’appareil)
• Informations professionnelles (employeur, rôle, service et date d’embauche)
• Données de géolocalisation (coordonnées GPS lors des pointages, si activées)
• Activité Internet (données d’utilisation, interactions avec les fonctionnalités)
• Informations commerciales (abonnement et facturation)
• Informations audio, électroniques et visuelles (photos de borne et enregistrements vocaux téléphoniques, lorsqu’ils sont utilisés)

Catégories d’informations personnelles vendues : aucune. Nous ne vendons pas d’informations personnelles.

Catégories d’informations personnelles partagées à des fins de publicité comportementale entre contextes : aucune.

Vous avez le droit de demander l’accès, la suppression et la correction de vos données et de vous opposer à la vente d’informations personnelles (que nous ne pratiquons pas). Pour faire une demande, contactez-nous. Nous ne vous discriminerons pas pour l’exercice de vos droits.

Nous pouvons mettre à jour cette politique de confidentialité. Dans ce cas, nous modifierons la date d’effet en haut de cette page. Si la loi applicable exige un avis supplémentaire, nous le fournirons.