Archivos de nómina

Crear perfiles

Un perfil elige el servicio de nómina, cómo Clockspot identifica a cada empleado en el archivo y el código del proveedor para cada categoría de pago de Clockspot. Elige primero el servicio: el resto del formulario pide solo lo que ese servicio necesita y una vista previa al final muestra el archivo que producirá. El perfil es solo configuración; el archivo real se descarga desde Resumen de nómina para el período que estás cerrando.

Qué controla un perfil

• Servicio de nómina: CSV genérico, ADP RUN, Gusto (Smart Import), Paychex Flex (SPI), SurePayroll o QuickBooks Desktop (IIF).
• Identificar a los empleados por: el valor que Clockspot escribe en la columna identificadora. ADP RUN, Paychex Flex y SurePayroll identifican por su propio número de empleado, así que esos perfiles usan el ID de nómina de cada empleado. QuickBooks Desktop identifica por el nombre del empleado en el archivo de empresa. CSV genérico y Gusto te dejan elegir Correo del empleado, Nombre del empleado o ID de nómina.
• Códigos de pago: códigos del proveedor para horas normales, cada nivel de horas extra y cada tipo de tiempo libre pagado. Los niveles de horas extra vienen de tus Reglas de nómina y los tipos de tiempo libre de tus tipos pagados, así que no hay nada que inventar dentro del perfil.

Puedes guardar un perfil antes de asignar todos los códigos de pago. Para crear un archivo, cada categoría pagable del período necesita un código y cada empleado incluido necesita un identificador único y válido. Si falta configuración, se bloquea la creación del archivo en lugar de dejar filas fuera. Un perfil que identifica por ID de nómina muestra, antes de guardar, qué empleados todavía no tienen uno.

Configurar un perfil

1. Abre Configuración > Archivos de nómina y presiona Agregar perfil.
2. Elige el Servicio de nómina. Clockspot completa el nombre del perfil y los códigos que el servicio publica; puedes cambiarlos.
3. Ajusta el Nombre del perfil si tienes más de uno, como «ADP semanal por hora».
4. Completa los datos propios del servicio, como el código de empresa de ADP o la hora de creación de la empresa en QuickBooks. Cada campo explica dónde encontrar el valor.
5. Completa los Códigos de pago para horas normales, cada nivel de horas extra y cada tiempo libre pagado.
6. Revisa Identificar a los empleados por. Si el servicio identifica por número de nómina, asegúrate de que cada empleado tenga un ID de nómina en Empleados, el empleado y luego Detalles del empleo.
7. Compara la vista previa con lo que espera tu proveedor y presiona Agregar perfil. Más tarde usa Editar perfil.

Crear y descargar un archivo de nómina

1. Abre Informes > Resumen de nómina.
2. Elige un período alineado con la semana laboral y, si lo necesitas, un filtro de empleados.
3. Presiona Descargar el archivo de nómina y elige un Perfil de nómina. Si solo hay uno, Clockspot lo elige por ti.
4. Presiona Revisar archivo. Comprueba el período, los empleados, los identificadores, los códigos de pago, las horas y, si se incluyen, los importes.
5. Resuelve todos los problemas que bloquean el archivo. Los registros de horas y el tiempo libre necesitan evidencia de una aprobación actual, y los registros abiertos deben cerrarse. Los identificadores faltantes o duplicados, las categorías de pago sin código y el contenido que el archivo no admite también impiden crearlo.
6. Presiona Crear y descargar.

Antes de descargarlo, Clockspot guarda los datos de nómina revisados, la configuración del perfil, quién lo creó y el archivo exacto. Si esos datos cambian después de tu revisión, actualiza la vista previa y vuelve a revisarla. Crear un archivo no envía la nómina a tu proveedor.

Buscar o corregir un archivo guardado

Abre Descargar el archivo de nómina y usa Historial de exportaciones. Ver detalles muestra la configuración guardada del perfil, quién creó el archivo, el período y las filas de nómina. Descargar original devuelve exactamente el archivo guardado, aunque después hayan cambiado los datos de nómina o el perfil.

Para corregir un archivo, elige Crear exportación corregida, escribe el Motivo de la corrección y revisa la nueva vista previa. La corrección mantiene el mismo período y los mismos empleados que el original. Ambos archivos y el motivo siguen disponibles; el original nunca se sobrescribe. Si el perfil original se eliminó, elige un perfil disponible para la corrección.

Si la descarga falla después de crear el archivo, usa Descargar original en el historial. Si no se pudo confirmar la creación, Reintentar creación recupera la misma solicitud sin crear un duplicado.

Formatos de proveedor

CSV genérico

Crea un archivo vertical sencillo con una fila por empleado y código de pago, y las columnas Employee, Pay Code y Hours. Si activas Incluir montos de pago, también incluye Amount. Cada fila de horas normales, horas extra o tiempo libre pagado lleva su pago completo. Si no se puede calcular el pago de una fila incluida, por ejemplo, porque un empleado no tiene un pago vigente para el período, no se puede crear el archivo.

Úsalo para proveedores flexibles, entregas en hoja de cálculo o para probar asociaciones.

ADP RUN

Crea un CSV de importación de hojas de horas. Solicita Código de empresa, Frecuencia de pago, Columna de ID de empleado y Código de tarifa. El ID de nómina de cada empleado se escribe en la columna Employee ID (File #) o Employee Time Clock ID, según elija el perfil, así que cada empleado del archivo necesita el número con el que ADP lo conoce. Clockspot escribe horas y códigos de ganancias; ADP calcula la nómina. Conserva los ID como texto y no vuelvas a guardar en una hoja de cálculo si pueden empezar con cero.

Gusto (Smart Import)

Crea un CSV ancho, una fila por empleado y una columna por código. Las celdas sin horas quedan vacías, no en cero, porque un cero puede sobrescribir valores en Gusto y una celda vacía no afecta.

Paychex Flex (SPI)

Crea un CSV vertical con Employee ID, Pay Component y Hours. La configuración SPI puede variar por cuenta; confirma encabezados y habilitación con la especificación de tu cuenta antes de una nómina real.

SurePayroll

Crea un CSV con Year, Month, Day, Employee Number, Earning Code y Hours, usando la fecha final del período. Confirma los encabezados exactos de tu cuenta antes de producción.

QuickBooks Desktop (IIF)

Crea un archivo de temporizador IIF para QuickBooks Desktop, no Online. Solicita Nombre de la empresa y Hora de creación de la empresa; los pasos de Cómo encontrar la hora de creación de tu empresa del formulario explican cómo exportar una Timer List desde QuickBooks Desktop y copiar el valor. Cada fila usa el nombre del empleado como nombre de empleado en QuickBooks y el código como artículo de nómina; ambos deben existir y coincidir exactamente. Haz una copia de seguridad y prueba un archivo pequeño antes de una nómina real.

Lo que Clockspot no hace

Los perfiles no envían nada al proveedor. Crean un archivo que un Administrador revisa e importa. Clockspot no crea empleados, códigos, componentes, departamentos ni reglas salariales en el destino. Los requisitos pueden cambiar o variar por cuenta; la plantilla o especificación de tu proveedor es la fuente definitiva.

Referencias externas del proveedor

• Gusto: ejecutar la nómina con Smart Import
• ADP RUN: guía de importación de hojas de horas
• QuickBooks Desktop: descripción y archivos de muestra IIF
• QuickBooks Desktop: exportar, importar y editar IIF
• SurePayroll: formato de archivo de reloj