Archivos de nómina
Crea archivos reutilizables que llevan las horas revisadas de Clockspot a proveedores de nómina compatibles.
No necesitas iniciar sesión. Se abre con un clic.
Abre Configuración > Archivos de nómina para crear una configuración reutilizable de archivo para tu proveedor.
Estos archivos son para proveedores que aceptan importaciones. Son distintos de la conexión de QuickBooks Online, que envía directamente tiempo aprobado.
Crear perfiles
Un perfil elige formato, identifica empleados por correo o nombre y asocia categorías de pago de Clockspot con códigos del proveedor. El perfil es solo configuración; el archivo real se descarga desde Resumen de nómina para el período que estás cerrando.
Qué controla un perfil
- Formato del proveedor: CSV genérico, ADP RUN, Gusto (Smart Import), Paychex Flex (SPI), SurePayroll o QuickBooks Desktop (IIF).
- Asociar empleados por: escribe Correo del empleado o Nombre del empleado en la columna identificadora.
- Códigos de pago: códigos del proveedor para horas normales, niveles de horas extra y tipos de tiempo libre pagado.
Puedes guardar antes de completar todos los códigos, pero la exportación advertirá y omitirá filas cuya categoría no tenga código o cuyo identificador esté vacío.
Configurar un perfil
- Abre Configuración > Archivos de nómina y presiona Agregar perfil.
- Escribe un Nombre del perfil que distinga proveedor, empresa y frecuencia, como «ADP semanal por hora».
- Elige Formato del proveedor y si Asociar empleados por usa correo o nombre.
- Completa los campos del proveedor y los Códigos de pago para horas normales, horas extra y cada tiempo libre pagado.
- Presiona Agregar perfil. Más tarde usa Editar perfil.
Descargar un archivo
Los archivos se descargan desde Resumen de nómina, no desde la configuración:
- Abre Informes > Resumen de nómina.
- Elige el período alineado con la semana laboral y los empleados.
- Revisa totales, cobertura de aprobación y filas Necesita revisión.
- Presiona Descargar archivo de nómina, elige el Perfil de nómina y presiona Descargar archivo.
Si aparecen problemas de configuración, el archivo aún contiene las filas exportables, pero omite otras. Edita el perfil para corregir códigos o identificadores y vuelve a descargar antes de procesar la nómina.
Formatos de proveedor
CSV genérico
Archivo vertical con una fila por empleado y código, y columnas Empleado, Código de pago y Horas. Puede incluir Importe. Úsalo para proveedores flexibles, entregas en hoja de cálculo o para probar asociaciones.
ADP RUN
Crea un CSV de importación de hojas de horas. Solicita Código de empresa de ADP, Frecuencia de pago, Código de tarifa y Columna de ID de empleado; el identificador puede ir en Employee ID (File #) o Employee Time Clock ID. Clockspot escribe horas y códigos de ganancias; ADP calcula la nómina. Conserva los ID como texto y no vuelvas a guardar en una hoja de cálculo si pueden empezar con cero.
Gusto (Smart Import)
Crea un CSV ancho, una fila por empleado y una columna por código. Las celdas sin horas quedan vacías, no en cero, porque un cero puede sobrescribir valores en Gusto y una celda vacía no afecta.
Paychex Flex (SPI)
Crea un CSV vertical con Employee ID, Pay Component y Hours. La configuración SPI puede variar por cuenta; confirma encabezados y habilitación con la especificación de tu cuenta antes de una nómina real.
SurePayroll
Crea un CSV con Year, Month, Day, Employee Number, Earning Code y Hours, usando la fecha final del período. Confirma los encabezados exactos de tu cuenta antes de producción.
QuickBooks Desktop (IIF)
Crea un archivo de temporizador IIF para QuickBooks Desktop, no Online. Solicita Nombre de empresa de QuickBooks y Hora de creación de la empresa. Cada fila usa el identificador como nombre del empleado y el código como artículo de nómina; ambos deben existir y coincidir exactamente. Haz una copia de seguridad y prueba un archivo pequeño antes de una nómina real.
Lo que Clockspot no hace
Los perfiles no envían nada al proveedor. Crean un archivo que un Administrador revisa e importa. Clockspot no crea empleados, códigos, componentes, departamentos ni reglas salariales en el destino. Los requisitos pueden cambiar o variar por cuenta; la plantilla o especificación de tu proveedor es la fuente definitiva.
Referencias externas del proveedor
Preguntas frecuentes
- ¿Clockspot envía la nómina directamente?
No. Los perfiles crean archivos descargables que un Administrador todavía debe revisar e importar.
- ¿Por qué la exportación terminó con advertencias?
El perfil está incompleto para alguna línea: suele faltar un código de pago o identificador de empleado. El archivo omite esas filas. Corrige el perfil y exporta de nuevo antes de procesar.
- ¿Qué identificador de empleado debo usar?
Elige correo o nombre solo si coincide con lo que espera el proveedor. Si exige un número aparte, confirma con el proveedor otro flujo antes de depender del archivo.
- ¿Un perfil puede cubrir varias frecuencias de pago?
Usa perfiles separados si cambian proveedor, empresa, frecuencia o códigos. ADP RUN incluye una Frecuencia de pago, así que semanal y quincenal deben usar perfiles distintos.
Clockspot mantiene conectados los registros de entrada y salida, las correcciones, las aprobaciones y las horas listas para la nómina, para que propietarios y administradores puedan revisar la semana laboral antes de preparar la nómina.
¿Quieres simplificar cómo tus empleados registran sus horas? Descubre cómo funciona Clockspot.