薪資檔案

開啟設定，然後選擇薪資檔案，為你的薪資業者建立可重複使用的檔案設定。

薪資檔案適用於接受檔案匯入的業者。它與 QuickBooks Online 連線不同；該連線會將已核准的工作時間直接傳送到 QuickBooks 公司。

建立薪資檔案設定檔

設定檔用來選擇薪資服務、決定 Clockspot 在檔案中如何辨識每位員工，並為 Clockspot 的每個薪資類別指定業者的薪資代碼。請先選擇服務：表單的其餘部分只會詢問該服務需要的資訊，底部的預覽會顯示將產生的檔案。設定檔只儲存設定；實際檔案要在結算薪資期間時，從「薪資彙總」下載。

設定檔控制的內容

• 薪資服務：Clockspot 產生的檔案格式。可用的服務有通用 CSV、ADP RUN、Gusto (Smart Import)、Paychex Flex (SPI)、SurePayroll 和 QuickBooks Desktop (IIF)。
• 員工配對依據：Clockspot 寫入員工辨識欄的值。ADP RUN、Paychex Flex 和 SurePayroll 依各自的員工編號配對，因此這些設定檔使用每位員工的薪資 ID。QuickBooks Desktop 依公司檔案中的員工姓名配對。通用 CSV 和 Gusto 可選擇員工電子郵件、員工姓名或薪資 ID。
• 薪資代碼：業者用於正常工時、每個加班級別和每種有薪休假類型的代碼，通常是薪資業者中的收入代碼、薪資組成項目、薪資項目或匯入欄名。加班級別來自你的薪資規則，休假類型來自你的有薪休假類型，因此不需要在設定檔中另外建立。

薪資代碼尚未全部配對時，也可以先儲存設定檔。不過，建立檔案時，該期間每個需支薪的類別都必須有代碼，檔案中的每位員工也都必須有唯一且可用的辨識資料。設定不完整時，Clockspot 會停止建立檔案，而不是略過部分資料列。依薪資 ID 配對的設定檔會在儲存前顯示哪些員工還沒有薪資 ID。

設定設定檔

1. 開啟設定，然後選擇薪資檔案。
2. 按新增設定檔。
3. 選擇薪資服務。Clockspot 會填入設定檔名稱和該服務公開的代碼，你可以自行修改。
4. 如果你有多個設定檔，請調整設定檔名稱，例如「ADP 每週時薪制」或「Gusto 月薪制」。
5. 填寫該服務本身需要的資訊，例如 ADP 公司代碼或 QuickBooks 公司建立時間。每個欄位都會說明在哪裡找到該值。
6. 為需要匯出的正常工時、每個加班級別和每種有薪休假類型填寫薪資代碼。
7. 檢查員工配對依據。如果該服務依薪資編號配對，請確認每位員工在員工 → 該員工 → 雇用詳細資料中都有薪資 ID。
8. 將預覽與業者的要求對照，然後按新增設定檔。

日後要修改設定檔，請從該設定檔的選單使用編輯設定檔。設定檔清單會顯示每個設定檔的業者格式和員工配對方式。

建立並下載薪資檔案

1. 開啟報表 > 薪資彙總。
2. 選擇與工作週對齊的期間；如有需要，再選擇員工篩選條件。
3. 按下載薪資檔案，然後選擇薪資設定檔。只有一個設定檔時，Clockspot 會自動選取。
4. 按檢視檔案。檢查期間、員工、辨識資料、薪資代碼、工時，以及檔案包含金額時的金額。
5. 解決所有阻止建立檔案的問題。工時紀錄和休假必須有涵蓋目前內容的核准依據；未結束的紀錄必須先結束。缺少辨識資料、辨識資料重複、薪資類別未配對代碼，以及檔案格式不支援的內容，也都會阻止建立檔案。
6. 按建立並下載。

Clockspot 會先儲存你檢視過的薪資資料、設定檔內容、建立者和檔案的確切內容，然後才下載。如果這些資料在你檢視後有所變更，請重新整理預覽並再次檢視。建立檔案並不會將薪資提交給你的業者。

尋找或更正已儲存的檔案

開啟下載薪資檔案，然後使用匯出紀錄。檢視詳細資料會顯示已儲存的設定檔內容、建立者、期間和薪資資料列。即使薪資資料或設定檔之後有所變更，下載原始檔案仍會提供當初儲存、內容完全相同的檔案。

如需更正檔案，請選擇建立更正匯出，輸入更正原因，然後檢視新的預覽。更正匯出會沿用原本的期間和員工範圍。兩個檔案和更正原因都會保留，原始檔案絕不會被覆寫。如果原本的設定檔已刪除，請為更正匯出選擇一個可用的設定檔。

如果檔案建立後下載失敗，請在匯出紀錄中使用下載原始檔案。如果無法確認檔案是否已建立，請按重試建立，取回同一次要求的結果，不會重複建立檔案。

業者格式

通用 CSV

通用 CSV 會建立簡單的直式檔案，每位員工的每個薪資代碼各占一列。檔案包含 Employee、Pay Code 和 Hours 欄；開啟包含薪資金額時，還會包含 Amount 欄。正常工時、加班和有薪休假的每一列都會列出該列的完整薪資。如果檔案中有某一列的薪資無法計算，例如員工在該期間沒有薪資設定，就無法建立檔案。

當業者接受格式彈性的 CSV、你需要以試算表交付資料，或想在使用業者專用匯入前先測試配對時，請使用此格式。

ADP RUN

ADP RUN 會建立 Time Sheet Import CSV。設定檔需要填寫公司代碼、發薪頻率、員工 ID 欄和薪資代碼。每位員工的薪資 ID 會依設定檔的選擇，寫入 Employee ID (File #) 或 Employee Time Clock ID 欄，因此檔案中的每位員工都需要有 ADP 用來辨識他們的編號。

ADP 的匯入指南列出的工時表欄位包括：公司代碼、發薪頻率、期間開始日期、期間結束日期、員工辨識資料、收入代碼、支薪時數、金額、單獨開立支票、工作所屬部門和費率代碼。Clockspot 寫入工時和收入代碼，ADP 再依這些代碼和 ADP 中的設定計算薪資。

請將員工 ID 保持為文字格式。如果 ID 可能以 0 開頭，請不要用試算表 App 開啟 CSV 後再儲存。

Gusto (Smart Import)

Gusto Smart Import 會建立橫式 CSV，每位員工一列，每個已配對的薪資代碼各一欄。員工在某個薪資代碼下沒有工時時，Clockspot 會讓該儲存格保持空白。

保持空白是刻意的設計。根據 Gusto 的說明，使用 Smart Import 匯入時，0 可能覆寫既有的值，空白儲存格則不會造成影響。

Paychex Flex (SPI)

Paychex Flex (SPI) 會建立直式 CSV，包含 Employee ID、Pay Component 和 Hours 欄。每一列代表一位員工、一個薪資組成項目，以及該項目的工時。

Paychex SPI 匯入通常依帳戶個別設定。確切的欄名和已啟用的匯入設定，可能取決於你的 Paychex Flex 帳戶的 SPI 規格表。請將 Clockspot 的檔案視為標準結構，並在正式處理薪資前，向 Paychex 或依你帳戶的 SPI 設定確認欄名，以及是否已啟用 SPI。

SurePayroll

SurePayroll 會建立直式 CSV，包含 Year、Month、Day、Employee Number、Earning Code 和 Hours 欄。日期欄位使用薪資彙總所選期間的結束日期。

SurePayroll 的公開說明指出，打卡檔案的必填欄位是日期欄位、員工編號、收入代碼和工時，但並未公布適用於所有帳戶的完整欄名規格。正式使用此檔案前，請確認你的 SurePayroll 帳戶要求的確切欄名。

QuickBooks Desktop (IIF)

QuickBooks Desktop 會建立適用於 QuickBooks Desktop 的 IIF 計時檔案，不適用於 QuickBooks Online。由於 QuickBooks 計時檔案包含公司標頭，設定檔會要求填寫公司名稱和公司建立時間。表單中的如何找到公司建立時間步驟，會說明如何從 QuickBooks Desktop 匯出 Timer List 並複製該值。

每一列匯出資料都以員工姓名作為 QuickBooks 員工名稱，並以配對的薪資代碼作為 QuickBooks 薪資項目。這些值必須已存在於 QuickBooks 中。時長會以小時和分鐘寫入。

QuickBooks IIF 匯入檔案必須完全符合格式。Intuit 建議使用範例檔案並遵循確切格式，也提醒對第三方 IIF 檔案的支援有限。用此匯出處理正式薪資前，請先備份 QuickBooks Desktop，並用小型檔案測試。

業者參考資料

• Gusto：使用 Smart Import 處理薪資
• ADP RUN：Time Sheet Import 指南
• QuickBooks Desktop：IIF 概覽和範例檔案
• QuickBooks Desktop：匯出、匯入和編輯 IIF 檔案
• SurePayroll：打卡檔案格式