薪資檔案
建立可重複使用的檔案設定，將 Clockspot 中已審核的工時匯入支援的薪資業者。
無需登入，點一下即可開啟。
開啟設定 > 薪資檔案，為薪資業者建立可重複使用的檔案設定。
這些檔案適用於接受匯入的業者。它們不同於直接傳送已核准工時的 QuickBooks Online 連線。
建立設定檔
設定檔用來選擇格式、決定透過電子郵件或姓名辨識員工，並將 Clockspot 的工資類別配對到業者代碼。設定檔只儲存設定；實際檔案要在結算期間時從「薪資摘要」下載。
設定檔控制的內容
- 業者格式：通用 CSV、ADP RUN、Gusto (Smart Import)、Paychex Flex (SPI)、SurePayroll 或 QuickBooks Desktop (IIF)。
- 員工配對依據：在辨識欄中寫入員工電子郵件或員工姓名。
- 工資代碼：業者用於正常工時、各級加班和帶薪休假類型的代碼。
所有代碼尚未填寫時也可以儲存，但匯出會發出警告，並略過類別缺少代碼或員工辨識資訊空白的資料列。
設定設定檔
- 開啟設定 > 薪資檔案，然後按新增設定檔。
- 輸入能區分業者、公司和發薪頻率的設定檔名稱，例如「ADP 每週時薪制」。
- 選擇業者格式，並選擇使用電子郵件或姓名作為員工配對依據。
- 填寫業者欄位，以及正常工時、加班和各帶薪休假類型的工資代碼。
- 按新增設定檔。之後可使用編輯設定檔修改。
下載檔案
薪資檔案從「薪資摘要」下載，而不是從設定頁面下載：
- 開啟報表 > 薪資摘要。
- 選擇與工作週和員工範圍一致的期間。
- 審核總計、核准涵蓋情況以及需要審核的資料列。
- 按下載薪資檔案，選擇薪資設定檔，然後按下載檔案。
如果出現設定問題，檔案仍會包含可以匯出的資料列，但會略過其他資料列。在處理薪資前，請編輯設定檔、修正代碼或辨識資訊，然後重新下載。
業者格式
通用 CSV
直向檔案，每位員工和每個代碼占一列，包含 Employee、Pay Code 和 Hours 欄，也可以包含 Amount。適合彈性的業者、試算表交付或測試配對。
ADP RUN
建立工時表匯入 CSV。設定需要 ADP Company Code、Pay Frequency、Rate Code 和 Employee ID Column；辨識資訊可寫入 Employee ID (File #) 或 Employee Time Clock ID。Clockspot 寫入工時和 earnings codes，由 ADP 計算薪資。請將 ID 保留為文字；如果試算表可能移除前置零，請勿在其中重新儲存檔案。
Gusto Smart Import
建立工時資料 CSV。員工透過電子郵件或姓名辨識，正常工時、加班和帶薪休假依資料列寫入。匯入前，請確認欄位與 Gusto 目前的 Smart Import 範本一致。
Paychex Flex SPI
建立標準薪資匯入 CSV，包含員工辨識資訊、工資代碼和工時。Clockspot 不會建立缺少的 Paychex 員工或工資代碼；請先在 Paychex 中完成設定。
SurePayroll
建立由員工、工資代碼和工時組成的時間檔案。匯入前，請確認 SurePayroll 帳戶接受所設定的代碼和辨識方式。
QuickBooks Desktop IIF
建立 IIF 工時活動檔案，需要 QuickBooks 公司名稱和 COMPANYCREATETIME 值。它適用於 QuickBooks Desktop，不適用於 QuickBooks Online。請先備份公司檔案，並在匯入前檢查 IIF 內容和帳戶設定。
Clockspot 不會做什麼
下載薪資檔案不會提交薪資、轉帳、建立員工、計算稅款或確認業者已接受檔案。管理員必須審核檔案、在業者端匯入，並在處理薪資前解決所有警告。
業者參考資料
常見問題
- Clockspot 會直接傳送薪資嗎？
不會。設定檔只會產生可下載檔案，管理員仍必須審核並匯入。
- 為什麼匯出完成但有警告？
設定檔對某些資料列不完整，通常是缺少工資代碼或員工辨識資訊。檔案會略過這些資料列。請修正設定檔，並在處理薪資前重新匯出。
- 我應該使用哪一種員工辨識資訊？
只有在電子郵件或姓名符合業者要求時才選擇它。如果業者要求另外的編號，請先向業者確認其他流程，再依賴此檔案。
- 一個設定檔可以用於多種發薪頻率嗎？
如果業者、公司、頻率或代碼不同，請使用不同的設定檔。ADP RUN 設定包含發薪頻率，因此每週和每兩週應分開設定。
Clockspot 將上下班打卡、更正、核准及薪資工時連結在一起，讓企業主與管理員能在薪資處理前檢查整個工作週。
想讓員工記錄工時更簡單嗎？ 瞭解 Clockspot 的運作方式.