薪资文件

打开设置 > 薪资文件，为薪资提供商创建可重复使用的文件设置。

这些文件适用于接受导入的提供商。它们不同于直接发送已批准工时的 QuickBooks Online 连接。

创建配置文件

配置文件用于选择薪资服务、决定 Clockspot 在文件中如何识别每位员工，并为 Clockspot 的每个工资类别指定提供商代码。请先选择服务：表单的其余部分只会询问该服务需要的信息，底部的预览会显示将生成的文件。配置文件只保存设置；实际文件要在结算期间时从“薪资汇总”下载。

配置文件控制的内容

• 薪资服务：通用 CSV、ADP RUN、Gusto (Smart Import)、Paychex Flex (SPI)、SurePayroll 或 QuickBooks Desktop (IIF)。
• 员工匹配依据：Clockspot 写入识别列的值。ADP RUN、Paychex Flex 和 SurePayroll 按各自的员工编号匹配，因此这些配置文件使用每位员工的薪资 ID。QuickBooks Desktop 按公司文件中的员工姓名匹配。通用 CSV 和 Gusto 可选择员工电子邮件、员工姓名或薪资 ID。
• 工资代码：提供商用于正常工时、每个加班级别和每种带薪休假类型的代码。加班级别来自你的薪资规则，休假类型来自你的带薪休假类型，配置文件中无需自行添加。

即使还没有填好所有工资代码，也可以先保存配置文件。但要创建文件，该期间每个需要付薪的类别都必须有代码，文件中的每位员工也都必须有唯一且可用的识别信息。设置不完整时，Clockspot 会阻止创建文件，而不是略过某些行。按薪资 ID 匹配的配置文件会在保存前显示哪些员工还没有薪资 ID。

设置配置文件

1. 打开设置 > 薪资文件，然后按添加配置文件。
2. 选择薪资服务。Clockspot 会填好配置文件名称和该服务公开的代码，你可以修改。
3. 如果你有多个配置文件，请调整配置文件名称，例如“ADP 每周小时工”。
4. 填写该服务自己的信息，例如 ADP 公司代码或 QuickBooks 公司创建时间。每个字段都会说明在哪里找到该值。
5. 填写正常工时、每个加班级别和各带薪休假类型的工资代码。
6. 检查员工匹配依据。如果该服务按薪资编号匹配，请确保每位员工在员工 → 该员工 → 雇佣详情中都有薪资 ID。
7. 将预览与提供商的要求进行对照，然后按添加配置文件。以后可使用编辑配置文件修改。

创建并下载薪资文件

1. 打开报表 > 薪资汇总。
2. 选择与工作周对齐的期间；如有需要，再按员工筛选。
3. 按下载薪资文件，然后选择薪资配置文件。只有一个配置文件时，Clockspot 会自动选择。
4. 按审核文件。检查期间、员工、识别信息、工资代码、工时，以及文件包含的金额。
5. 解决所有阻止创建的问题。工时记录和休假必须有最新的批准依据；尚未结束的工时记录必须先结束。缺少识别信息、识别信息重复、类别未匹配工资代码，以及文件格式无法表示的内容，也会阻止创建文件。
6. 按创建并下载。

Clockspot 会先保存已审核的薪资数据、配置文件设置、创建人和确切的文件，然后才下载。如果审核后这些数据发生变化，请刷新预览并重新审核。创建文件不会向薪资提供商提交薪资。

查找或更正已保存的文件

打开下载薪资文件，然后使用导出历史。查看详情会显示已保存的配置文件设置、创建人、期间和薪资明细行。下载原始文件会返回当时保存的确切文件，即使之后薪资数据或配置文件有所更改也是如此。

要更正文件，请选择创建更正导出，输入更正原因，然后审核新的预览。更正会沿用原来的期间和员工范围。两个文件和更正原因都会保留，原始文件绝不会被覆盖。如果原来的配置文件已删除，请为更正选择一个可用的配置文件。

如果文件创建后下载失败，请在历史记录中使用下载原始文件。如果无法确认文件是否已创建，重试创建会恢复同一个请求，不会重复创建文件。

提供商格式

通用 CSV

纵向文件，每位员工和每个代码占一行，包含 Employee、Pay Code 和 Hours 列。开启包含工资金额后，还会包含 Amount 列。正常工时、加班和带薪休假的每一行都会列出该行的全部工资。如果文件中有某一行无法计算工资（例如某位员工在该期间没有工资设置），Clockspot 会阻止创建文件。

适用于灵活的提供商、电子表格交付或测试匹配。

ADP RUN

ADP RUN 会生成 Time Sheet Import CSV。配置文件需要填写公司代码、发薪频率、员工 ID 列和工资代码。每位员工的薪资 ID 会写入 Employee ID (File #) 或 Employee Time Clock ID 列（取决于配置文件的选择），因此文件中的每位员工都需要有 ADP 用来识别他们的编号。

ADP 的导入指南列出的工时表列包括公司代码、发薪频率、期间开始日期、期间结束日期、员工识别信息、收入代码、计薪工时、金额、单独支票、工作所在部门和费率代码。Clockspot 写入工时和收入代码，ADP 再根据 ADP 中的代码和设置计算薪资。

请将员工 ID 保留为文本格式。如果 ID 可能以 0 开头，请勿用电子表格软件打开并重新保存该 CSV。

Gusto (Smart Import)

Gusto Smart Import 会生成横向 CSV，每位员工占一行，每个已匹配的工资代码占一列。员工在某个工资代码下没有工时时，Clockspot 会将该单元格留空。

这样留空是有意为之。Gusto 的说明指出，在 Smart Import 中填入 0 可能覆盖现有数值，而空白单元格不会产生任何影响。

Paychex Flex (SPI)

Paychex Flex (SPI) 会生成纵向 CSV，包含 Employee ID、Pay Component 和 Hours 列。每一行代表一位员工、一个工资组成部分及该组成部分的工时。

Paychex SPI 导入通常按账户单独配置。具体的列标题和已启用的导入设置，可能取决于你的 Paychex Flex 账户的 SPI 规范表。请把 Clockspot 生成的文件视为标准结构，并在正式处理薪资前，向 Paychex 或根据你账户的 SPI 设置，确认列标题以及 SPI 导入是否已启用。

SurePayroll

SurePayroll 会生成纵向 CSV，包含 Year、Month、Day、Employee Number、Earning Code 和 Hours 列。日期列使用“薪资汇总”期间的结束日期。

SurePayroll 的公开帮助文档将日期字段、员工编号、收入代码和工时列为打卡文件的必填字段，但没有公布适用于所有账户的完整列标题规范。正式使用该文件前，请确认你的 SurePayroll 账户对列标题的具体要求。

QuickBooks Desktop (IIF)

QuickBooks Desktop 格式会生成供 QuickBooks Desktop 使用的 IIF 计时文件，不适用于 QuickBooks Online。由于 QuickBooks 计时文件包含公司标头，配置文件需要填写公司名称和公司创建时间。表单中的如何找到公司创建时间步骤会说明如何从 QuickBooks Desktop 导出 Timer List 并复制该值。

导出的每一行都以员工姓名作为 QuickBooks 员工名称，并以已匹配的工资代码作为 QuickBooks 薪资项目。这些值必须已存在于 QuickBooks 中。时长以小时和分钟写入。

QuickBooks IIF 导入要求文件格式完全准确。Intuit 建议使用其示例文件并严格遵循格式，并提醒对第三方 IIF 文件的支持有限。把此导出用于正式薪资前，请先备份 QuickBooks Desktop，并用小文件测试。

外部提供商参考资料

• Gusto：使用 Smart Import 处理薪资
• ADP RUN：Time Sheet Import 指南
• QuickBooks Desktop：IIF 概览和示例文件
• QuickBooks Desktop：导出、导入和编辑 IIF 文件
• SurePayroll：打卡文件格式