收件匣
將經理的緊急事項、稍後跟進和員工個人待辦集中到一個工作佇列中。
引導教學 2:00
處理需要留意的事項
找出緊急事項,比較申請的修改,並在收件匣內完成員工申請的審核。
文字記錄
- 0:00在收件匣審核申請
- Clockspot 的收件匣集中顯示員工申請和工時問題,方便你在同一個地方審核並處理。
- 0:08找到收件匣
- 我們來看看主管的收件匣。 從左側選單靠近上方的位置,開啟「收件匣」。 員工送出申請,或有工作需要審核時,相關事項就會顯示在這裡。
- 0:21選擇要審核的事項
- 先開啟「需要處理」分頁,查看緊急事項。 「為何現在」這一欄會說明哪些事項需要你留意,例如審核已逾期,或是班次即將開始。 「稍後審核」會顯示目前不緊急的申請和需要追蹤的事項。
- 0:38開啟申請
- 我們用一份員工申請來示範。 開啟「稍後審核」。 Diana 申請把下班打卡時間從下午四點修正為下午五點。 選擇她姓名旁邊的修改申請。 申請會在收件匣內開啟。 使用左右箭頭,就能切換查看其他事項,不必回到清單。
- 0:58核對修改內容
- 比較「原始紀錄」和「申請的修改」,查看具體會有哪些變化。 閱讀「員工原因」,了解 Diana 為什麼申請修正。
- 1:07核准修正
- 確認修正內容無誤後,選擇「核准修改」。 Clockspot 會說明,申請的修改將取代原工時紀錄。 你可以新增審核人備註,說明你的決定。
- 1:19查看結果
- 選擇「確認核准」。 Clockspot 會套用修正,並將你的審核人備註與申請一起儲存。 在這個例子中,Diana 的已記錄工時從八小時增加到九小時。 出現「申請已核准」提示後,已處理的申請就會從待處理清單中移除。 如果還有其他事項等待處理,收件匣會接著開啟下一項。
- 1:43最近的提醒
- 要查看最近的提醒和工作空間動態,請開啟上方的「通知」分頁。
- 1:49開始審核
- 有新的工作需要處理時,就用收件匣找出需要留意的事項,查看詳細內容,並處理員工申請。
「收件匣」會集中顯示需要你處理的工作。可用檢視取決於你的工作區權限,因此員工、經理和擁有者看到的選項可能不同。
檢視名稱旁的數字表示等待項目數。如果你可以審核工作區工時,會先開啟需要處理;否則先開啟我的待辦事項或通知。
需要處理
這是經理處理可能阻止薪資、已經逾期、已經開始,或屬於正在進行或即將開始班次的佇列。為何現在處理會說明緊急原因。
使用搜尋或所有類別篩選。項目分為工時與出勤、排班、申請與核准、工作證明和薪資。
按資料列內操作即可在收件匣中審核工時表、修改申請、休假申請、排班問題、檢查清單、打卡驗證異常、工時紀錄或缺少的工資設定。完成後佇列會重新整理並移到下一項。也可使用上一項和下一項手動瀏覽。
稍後審核
這裡保留有用但目前不緊急的跟進。它使用相同的搜尋、類別和內嵌審核。部分項目提供標記為已審核;僅在確認不需要其他變更時使用。如果基礎問題改變或再次發生,Clockspot 可以重新顯示為新事項。
我的待辦事項
這是個人工作佇列,可能包含需要修正並重新提交的被拒工時表、等待確認的已發布班次、允許下班後完成的檢查清單,或要求確認閱讀的員工公告。
依工時表、班次確認、檢查清單或員工公告篩選,並使用相應操作在收件匣中完成。成功後佇列會重新整理並前進。
通知
這裡保留最近提醒和工作區活動。開啟通知可查看未讀和已讀、搜尋及批次讀取狀態操作。
常見問題
- 為什麼我看不到所有收件匣檢視?
收件匣只顯示目前權限可用的檢視。經理佇列需要工作區工時審核權限;「我的待辦事項」適用於有自助權限的員工。
- 為什麼完成後項目消失了?
成功操作後,收件匣會重新整理並移除不再等待的工作;如果還有項目,就開啟下一項。
- 已清除的通知在哪裡?
選擇通知 > 已讀。可以將通知標為未讀,讓它回到未讀檢視。
Clockspot 將上下班打卡、更正、核准及薪資工時連結在一起,讓企業主與管理員能在薪資處理前檢查整個工作週。
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