Pourquoi certaines vues ne sont-elles pas visibles ?

Seules les vues autorisées par vos accès sont affichées. Les listes des responsables exigent le droit d’examiner les heures de l’espace de travail. Mes tâches est disponible aux employés ayant un accès personnel.

Pourquoi un élément disparaît-il après une action ?

Après une action réussie, la boîte de réception s’actualise et retire ce qui n’est plus en attente. Elle ouvre ensuite l’élément suivant s’il en reste un.

Où sont les notifications déjà traitées ?

Choisissez Notifications, puis Lues. Vous pouvez marquer une notification comme non lue pour la remettre dans la vue Non lues.

AideNotifications

Boîte de réception

Retrouvez les tâches urgentes des responsables, les points à vérifier plus tard, vos propres tâches et les notifications selon vos accès.

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Examiner les demandes dans la Boîte de réception

Ouvrir la première demande réelle dans la Boîte de réception, vérifier les détails puis enregistrer une décision.

Langue de la vidéo

Transcription

0:00Réunir les demandes à examiner: La Boîte de réception de Clockspot regroupe les demandes des employés et les problèmes liés aux heures. Vous pouvez ainsi les examiner et agir au même endroit.
0:10Trouver la Boîte de réception: Voyons la Boîte de réception d’un responsable. Ouvrez Boîte de réception, près du haut du menu de gauche. Les éléments apparaissent lorsque les employés soumettent des demandes et que leur travail doit être vérifié.
0:21Choisir les éléments à examiner: Commencez par l’onglet Action nécessaire pour les éléments urgents. L’indication Pourquoi maintenant explique la raison de cette priorité, par exemple une vérification en retard ou un créneau qui commence bientôt. L’onglet À vérifier plus tard présente les demandes et les suivis qui ne sont pas urgents pour le moment.
0:39Ouvrir une demande: Examinons une demande d’exemple. Ouvrez À vérifier plus tard. Diana demande de corriger son heure de départ de seize heures à dix-sept heures. Sélectionnez la demande de modification à côté de son nom. Elle s’ouvre directement dans la Boîte de réception. Les flèches de gauche et de droite permettent de passer d’un élément à l’autre sans revenir à la liste.
0:59Comparer les heures: Comparez Version initiale et Version demandée pour voir précisément ce qui changerait. Lisez le Motif de l’employé pour comprendre pourquoi Diana demande cette correction.
1:08Vérifier avant d’approuver: Après avoir vérifié que la correction est justifiée, sélectionnez Approuver la modification. Clockspot explique que les modifications demandées remplaceront la période de travail initiale. Vous pouvez ajouter une note pour expliquer votre décision.
1:22Constater le résultat: Sélectionnez Confirmer l’approbation. Clockspot applique la correction et conserve votre note avec la demande. Dans cet exemple, le temps enregistré pour Diana passe de huit à neuf heures. Le message Demande approuvée confirme le résultat. La demande traitée quitte la liste des éléments à examiner. Si un autre élément est en attente, la Boîte de réception l’ouvre ensuite.
1:43Consulter les notifications: Pour voir les alertes récentes et l’activité de l’espace de travail, ouvrez l’onglet Notifications, en haut de la page.
1:51Traiter les prochaines demandes: Au fil des nouvelles demandes, utilisez la Boîte de réception pour repérer les éléments à examiner, vérifier les détails et traiter les demandes des employés.

La boîte de réception rassemble le travail qui nécessite votre attention. Les vues dépendent de vos droits dans l’espace de travail : un employé, un responsable et un propriétaire peuvent voir des choix différents.

Les nombres à côté des vues indiquent les éléments en attente. Si vous pouvez examiner les heures de l’espace, Action nécessaire s’ouvre d’abord. Sinon, Mes tâches ou Notifications s’ouvre en premier.

Action nécessaire

Action nécessaire regroupe le travail des responsables qui peut bloquer la préparation de la paie, est en retard, a déjà commencé ou concerne un créneau en cours ou imminent. Pourquoi maintenant explique l’urgence.

Utilisez Rechercher ou Toutes les catégories pour affiner la liste. Les éléments sont regroupés dans Heures et présence, Planning, Demandes et approbations, Justificatifs du travail et Préparation de la paie.

Appuyez sur l’action d’une ligne pour examiner l’élément sans quitter la boîte de réception. Selon l’élément, vous pouvez consulter un relevé d’heures, une demande de modification ou d’absence, un problème de planning, une liste de contrôle, une anomalie de vérification, une période de travail ou une configuration de rémunération manquante. Après une action réussie, la liste s’actualise et passe à l’élément suivant. Élément précédent de la boîte de réception et Élément suivant de la boîte de réception permettent de parcourir la liste vous-même.

À vérifier plus tard

À vérifier plus tard conserve les points utiles à suivre sans urgence actuelle. Cette vue utilise la même recherche, le même filtre par catégorie et le même examen dans la boîte de réception qu’Action nécessaire.

Certains éléments proposent Marquer comme vérifié. Utilisez cette action après examen si aucune autre modification n’est nécessaire : cette occurrence quitte la liste. Si le problème change ou se reproduit, Clockspot peut le présenter comme une nouvelle tâche.

Mes tâches

Mes tâches regroupe votre travail personnel :

Un relevé d’heures refusé à corriger et à soumettre à nouveau.
Un créneau publié à confirmer.
Une liste de contrôle que vous étiez autorisé à terminer après le départ.
Une communication d’équipe dont vous devez confirmer la lecture.

Le filtre permet de choisir Relevés d’heures, Confirmations de créneaux, Listes de contrôle ou Communications d’équipe. Utilisez Corriger le relevé d’heures, Confirmer le créneau, Remplir la liste de contrôle ou Lire la communication pour terminer la tâche ici. Après réussite, la liste s’actualise et passe à la suivante.

Notifications

Notifications conserve les alertes et l’activité récente de l’espace. Ouvrez Notifications pour les vues des notifications lues et non lues, la recherche et les actions groupées sur leur état de lecture.

Questions fréquentes

Pourquoi certaines vues ne sont-elles pas visibles ?: Seules les vues autorisées par vos accès sont affichées. Les listes des responsables exigent le droit d’examiner les heures de l’espace de travail. Mes tâches est disponible aux employés ayant un accès personnel.
Pourquoi un élément disparaît-il après une action ?: Après une action réussie, la boîte de réception s’actualise et retire ce qui n’est plus en attente. Elle ouvre ensuite l’élément suivant s’il en reste un.
Où sont les notifications déjà traitées ?: Choisissez Notifications, puis Lues. Vous pouvez marquer une notification comme non lue pour la remettre dans la vue Non lues.

À propos de Clockspot

Nous créons un logiciel de pointage des employés pour les petites entreprises.

À propos de Clockspot

Clockspot relie les pointages, corrections, approbations et heures prêtes pour la préparation de la paie afin que les propriétaires et responsables puissent vérifier la semaine de travail avant la paie.

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