Horario
Crea y publica turnos asignados o abiertos, revisa solicitudes de empleados y resuelve problemas de horario antes de comenzar el trabajo.
Recorrido guiado 3:54
Crea y publica el horario de tus empleados
Planifica según la disponibilidad de los empleados, publica la semana y cubre los turnos disponibles a partir de sus solicitudes.
Transcripción
- 0:00Planifica, publica y completa un horario
- Clockspot te ayuda a planificar la semana, compartirla con tus empleados y cubrir los turnos disponibles. Los empleados ven cuándo y dónde trabajan, y tú puedes ver qué turnos todavía necesitan a alguien antes de que empiece la semana. En este video, crearemos un horario, lo publicaremos y cubriremos un turno disponible a partir de la solicitud de un empleado. Empezaremos en la página Horario, que abres desde Tiempo y asistencia en el menú de la izquierda.
- 0:29Ve quién está programado antes de publicar
- La página Horario muestra un empleado por fila y un día por columna. El tiempo libre aprobado aparece en la misma cuadrícula, junto a los turnos programados, para que lo tomes en cuenta. Los totales muestran las horas programadas de cada empleado, de cada día y de toda la semana, para que veas dónde podría faltar ayuda. Un ícono de repetición marca un turno que se repite cada semana. Selecciona Copiar la semana pasada para ver los turnos que puedes reutilizar. Clockspot los copia como borradores que los empleados no ven hasta que publiques.
- 1:02Conoce la disponibilidad antes de asignar trabajo
- Los empleados pueden decirte cuándo pueden trabajar. Abren Mi horario desde Mi trabajo en el menú de la izquierda, y eligen la pestaña Disponibilidad. Muestra su semana habitual y cualquier cambio puntual, como un día en que no pueden trabajar. Clockspot revisa esta información mientras creas el horario, para que detectes conflictos antes de publicar.
- 1:23Dales a los empleados turnos con detalles claros
- Regresa a Horario y abre la semana que quieres planificar. Selecciona Agregar turno para un empleado en un día. El formulario muestra al empleado y la fecha en la parte superior. Ingresa las horas de inicio y fin. También puedes elegir un Trabajo, un Tipo de trabajo y un Lugar de trabajo, para que el empleado sepa qué hacer y adónde ir. Selecciona Agregar borrador. El turno queda como borrador, para que lo revises antes de que los empleados lo vean.
- 1:51Publica el plan y deja que pidan turnos disponibles
- Para crear un turno disponible, selecciona Agregar turno en la fila Sin asignar, en la parte superior, y elige Dejar sin asignar. Ingresa el horario y los mismos detalles del trabajo, para que los empleados los vean antes de solicitar el turno. Selecciona Agregar borrador sin asignar y luego Publicar la semana. Antes de enviar nada, Clockspot revisa la semana en busca de conflictos, como tiempo libre, disponibilidad, turnos superpuestos y posibles horas extra, para que corrijas cualquier aviso antes de que los empleados vean el horario. Selecciona Publicar y notificar. Los turnos asignados ahora aparecen en Mi horario de cada empleado, y el turno disponible aparece para los empleados que pueden solicitarlo.
- 2:35Deja que vean sus turnos y pidan trabajo disponible
- Ahora veamos lo que ven los empleados. Aquí, Diana es la propietaria y también empleada, así que podemos abrir Mi horario desde la misma cuenta. Su nuevo turno muestra el horario, el Trabajo, el Tipo de trabajo y el Lugar de trabajo. La pestaña Turnos disponibles muestra los turnos que todavía necesitan a alguien, con los mismos detalles. Ella selecciona Solicitar turno. El horario todavía no cambia, porque tú revisas cada solicitud primero.
- 3:03Revisa las solicitudes y cubre el trabajo disponible
- Regresa a Horario. El botón Requiere atención, en la parte superior, cuenta las solicitudes y otros asuntos de esta semana. Ábrelo y luego selecciona Revisar solicitudes para el turno de Weston Medical. Clockspot muestra a cada persona que pidió el turno, con su disponibilidad, sus conflictos y las posibles horas extra en un solo lugar. Selecciona Aprobar y asignar y luego confirma. Clockspot asigna el turno y actualiza el horario. Cierra la ventana para ver la semana. Diana ahora tiene el turno, y los totales muestran cómo cambió el horario.
- 3:36Planifica la semana y mantén informados a todos
- Clockspot reúne la disponibilidad, los detalles de los turnos, los turnos disponibles y las solicitudes de los empleados en una sola página Horario. Puedes ver la cobertura antes de publicar, y los empleados siempre saben cuándo y dónde trabajan.
Qué muestra esta página
Muestra una semana de turnos, una fila por empleado y una columna por día. Sin asignar contiene borradores que pueden convertirse en turnos abiertos. Cada ficha muestra horas, Trabajo y Lugar de trabajo; la columna del empleado totaliza la semana y la fila inferior cada día. Usa las flechas y Hoy para cambiar de semana.
Los turnos comienzan como borradores, visibles solo para Administradores y con borde discontinuo. Los empleados no los ven hasta publicarlos. Un icono de nota indica que el turno tiene una nota. El día también muestra Tiempo libre; agregar o mover un turno allí requiere confirmación antes de comprobar horas extra y guardar.
Crear la semana
- Usa Agregar turno o + Agregar turno dentro de una celda. Mantén Asignar a un empleado, elige horas, Trabajo opcional, Lugar de trabajo y nota, y presiona Agregar borrador.
- Presiona una ficha para editarla. Los borradores pueden cambiarse, incluso de empleado.
- Copiar semana pasada copia turnos y Lugares de trabajo exactos como borradores. Omite solapamientos y no publica nada.
Con un solo Lugar de trabajo vinculado, Clockspot lo selecciona. Con varios, elige uno o Sin Lugar de trabajo específico. También puedes programar un lugar activo sin Trabajo. El empleado ve el nombre y dirección, y las notificaciones de cambio o cancelación lo mencionan.
Los turnos pueden cruzar medianoche y pertenecen al día en que comienzan. Puede haber varios por día, pero no solaparse para la misma persona.
Turnos repetidos
Usa Repetir al agregar para crear borradores diarios, semanales en días elegidos o mensuales por fecha, último día o posición del día de semana. Elige Nunca o En fecha para terminar. La vista previa muestra el patrón y fechas antes de Agregar turnos recurrentes.
Clockspot revisa fechas exactas hasta un año. Los solapamientos deben resolverse; tiempo libre y horas extra son advertencias. Si falta configuración de pago u horas extra de un Trabajo, la revisión identifica Trabajo y fechas sin bloquear. Una tarifa específica del Trabajo es opcional; vacía usa la tarifa del empleado.
Desde un borrador recurrente puedes cambiar Solo este turno o Este y los turnos futuros. La primera opción separa esa fecha y permite Omitir turno. La segunda cambia el patrón futuro sin tocar turnos anteriores; Dejar de repetir quita borradores futuros sin tocar los editados o publicados. Usa Turnos omitidos > Restaurar para recuperarlos.
Ofrecer un turno abierto
- Usa Agregar turno > Dejar sin asignar, completa los datos y crea un borrador único o recurrente.
- Usa Publicar semana para que empleados aptos lo vean en Turnos abiertos.
- Las solicitudes muestran un contador y Necesita atención.
- Abre Necesita atención > Revisar solicitudes. Usa Aprobar y asignar o Rechazar solicitud, con un mensaje opcional.
Aprobar una solicitud asigna el turno y cierra las demás. Antes de asignarlo, se muestra nombre y zona general del lugar, no dirección ni nota. Cambiar un turno abierto publicado cierra solicitudes pendientes; Cancelar turno abierto lo quita y notifica a quienes solicitaron.
Advertencias de horas extra
Al agregar o editar, Clockspot calcula si aumenta las horas extra proyectadas según las reglas guardadas. Para la semana actual combina trabajo registrado con turnos activos; para semanas futuras usa el horario. Este turno agrega horas extra muestra tiempo y multiplicador. Es una advertencia: puedes guardar de todos modos.
Publicar y resolver problemas
Publicar semana muestra cuántos borradores esperan. Publicar hace visibles los asignados y envía una notificación por correo a cada persona afectada; pueden activar SMS. Los borradores sin asignar se convierten en turnos abiertos.
Si se exige confirmación, el empleado ve Confirmar turno y No puedo trabajar. Necesita atención aparece mientras espera confirmación, alguien no puede trabajar o un reemplazo requiere revisión. La asignación original permanece hasta que decidas:
- Buscar reemplazo publica un turno abierto vinculado.
- El empleado sí puede trabajar solo cuando confirmó que puede.
- El informe fue un error corrige un aviso accidental.
- Cancelar turno cuando el trabajo ya no se necesita.
Aprobar el reemplazo asigna a la nueva persona, quita la asignación original y resuelve la cobertura. Clockspot nunca interpreta la falta de confirmación como cancelación, nunca asigna reemplazo automáticamente y no exige que la persona original lo busque.
Después de publicar, cambiar o cancelar notifica al empleado. Para reasignar un turno publicado, cancélalo y crea otro. Descartar borrador elimina silenciosamente un borrador que nadie vio; Cancelar turno notifica y conserva historial.
Comparar plan y realidad
Cobertura del horario muestra trabajo requerido, turnos cubiertos y faltantes, y confirmaciones pendientes. Horario frente a trabajo real compara el plan publicado con el tiempo registrado.
Preguntas frecuentes
- Mis empleados no ven el horario.
Las fichas discontinuas son borradores invisibles. Presiona Publicar semana para mostrarlos y notificar a las personas afectadas.
- ¿Por qué no puedo cambiar el empleado de un turno publicado?
La persona ya fue notificada. Cancela ese turno, lo que le avisa, y crea uno nuevo para la persona correcta.
- ¿Puedo repetir un turno lunes, miércoles y viernes?
Sí. Elige Semanal, selecciona esos días y define cada cuántas semanas se repite.
- ¿Cómo recupero un turno recurrente omitido?
Abre esa semana, presiona Turnos omitidos y luego Restaurar.
- ¿Qué pasa si varias personas solicitan el mismo turno?
Aprobar y asignar se lo da a una persona y cierra las demás solicitudes; también puedes rechazar una individualmente.
- ¿Decir que no puede trabajar quita al empleado del turno?
No. La asignación sigue hasta que asignes reemplazo, canceles, confirmes que sí puede o marques el aviso como error.
- ¿Por qué no ve un turno abierto?
Debe estar publicado, seguir en el futuro y estar disponible para solicitar. No se muestran borradores ni turnos con un conflicto que impida la solicitud.
- ¿El horario restringe el fichaje?
No de forma predeterminada. Usa Reglas de registros de horas para exigir turnos publicados y Verificación de entrada para decidir qué ocurre cuando no coincide una ubicación reconocida. La salida nunca se restringe.
Clockspot mantiene conectados los registros de entrada y salida, las correcciones, las aprobaciones y las horas listas para la nómina, para que propietarios y administradores puedan revisar la semana laboral antes de preparar la nómina.
¿Quieres simplificar cómo tus empleados registran sus horas? Descubre cómo funciona Clockspot.