Configurar el registro de horas de los empleados
Elige cómo registrarán la entrada y la salida los empleados, configura solo las reglas necesarias para el primer turno y prueba el recorrido completo antes de implementarlo.
Recorrido guiado 2:20
Elige y prueba un método de registro
Aprende cómo Clockspot registra las horas, elige un método y prueba un turno completo.
Transcripción
- 0:00Configura el registro de tiempo de empleados
- Clockspot ofrece a los empleados una forma clara de registrar cuándo empiezan y terminan. Las horas registradas se reúnen en un solo lugar, donde los gerentes pueden revisarlas y corregirlas antes de preparar las horas aprobadas para nómina. En este video, elegiremos un método de registro, revisaremos las opciones que afectan cada entrada y probaremos un turno antes del primer día. Comenzaremos en la página Configuración.
- 0:27Adapta el registro a la forma de trabajar
- Cada negocio funciona de manera diferente, por eso Clockspot ofrece tres formas de registrar. La primera es la página Reloj de tiempo. Quienes inician sesión por teléfono o computadora pueden abrirla en el menú izquierdo y seleccionar Registrar entrada o Registrar salida. Un quiosco convierte un dispositivo compartido en un reloj para varios empleados. Registro por teléfono funciona con una llamada y un PIN cuando la app no sea práctica. Puedes usar un solo método o combinarlos para distintos grupos de empleados.
- 0:59Exige solo lo que necesita el primer turno
- Abre Reglas de registro de horas. Esta página controla lo que Clockspot les pide a los empleados cuando registran su tiempo. Exige la selección de un trabajo si cada entrada debe indicar el tipo de trabajo realizado. Exige notas del turno si quienes usan la página Reloj de tiempo deben dejar una nota al registrar su salida. El redondeo cambia la hora registrada al intervalo que elijas. Deja una regla desactivada si no la necesitas. Aquí exigiremos un trabajo y guardaremos.
- 1:30Detecta problemas antes del primer turno
- Ahora elige Reloj de tiempo en el menú izquierdo. Esta es la misma página que usarán los empleados. Como exigimos un trabajo, elige uno primero y luego selecciona Registrar entrada. Clockspot confirma que guardó la hora de inicio. Selecciona Listo y luego Registrar salida. Tras confirmar, abre Registros de horas. Allí los gerentes revisan los turnos registrados. La entrada de prueba completa debe aparecer aquí con sus horas y el trabajo seleccionado.
- 2:00Implementa un método comprobado
- Si esta entrada se ve correcta, tu primer método de registro está listo para usarse. Agrega un quiosco o Registro por teléfono solo para quienes necesiten esas opciones. Para limitar desde dónde registran su entrada, la próxima guía muestra cómo hacerlo sin riesgos.
No tienes que elegir un solo método de registro para toda la empresa. Empieza con el método que los empleados puedan usar en su primer turno y agrega otro cuando lo necesite un lugar compartido o un flujo de trabajo de campo.
Elige cómo registrarán sus horas
| Método | Cuándo conviene | Qué debes configurar |
|---|---|---|
| Cuenta del empleado | La persona tiene su propio teléfono o computadora y puede iniciar sesión | Invita a cada persona como Empleado. Después de aceptar la invitación, usa Reloj de asistencia desde su propia cuenta. |
| Quiosco compartido | Varias personas empiezan o terminan el trabajo en la misma tableta o computadora | Crea un Quiosco, abre el enlace del dispositivo y proporciona a cada Empleado un PIN de quiosco. |
| Llamada telefónica | Las personas necesitan registrar horas sin abrir la aplicación web | Activa el Registro por teléfono, configura el PIN telefónico de cada Empleado y comparte el número de acceso. |
Puedes usar los tres métodos. Por ejemplo, los empleados de oficina pueden usar sus cuentas, mientras un almacén usa un quiosco y el personal de campo llama por teléfono.
Configura las reglas necesarias para el primer turno
Abre Configuración y después Reglas de registros de horas. Revisa estas opciones antes de que los empleados registren la entrada:
- Exigir selección de trabajo cuando cada registro deba indicar a qué trabajo corresponde.
- Exigir notas del turno cuando los empleados que usan sus propias cuentas deban describir el turno antes de registrar la salida. El quiosco y el registro por teléfono no exigen notas escritas.
- Redondear horas de registro solo cuando la empresa quiera ajustar las horas registradas al intervalo elegido.
- Restringir la entrada a turnos programados solo cuando los turnos publicados deban controlar cuándo se permite registrar la entrada. Configura Permitir entrada anticipada y decide si Bloquear entrada sin turno debe rechazar los registros sin turno programado.
Puedes empezar sin ninguna de estas reglas. Agrega una regla porque la empresa la necesita, no porque Clockspot la exija.
Decide si las entradas deben provenir de un lugar o dispositivo esperado
Los métodos de registro y las restricciones de entrada son decisiones independientes. Se puede permitir que una cuenta de empleado registre desde cualquier lugar, mostrar una advertencia cuando no coincida con un lugar o dispositivo reconocido, o bloquear la entrada. Los quioscos identifican sus propios registros y el registro por teléfono tiene una configuración separada para números aprobados.
Usa Restricciones y verificación de entrada para elegir entre áreas GPS, conexiones de internet del lugar de trabajo, navegadores registrados y las políticas Permitir, Advertir y registrar o Bloquear entrada.
Haz una prueba completa
- Inicia sesión como un Empleado que registrará horas o pide a un Empleado invitado que te ayude con la prueba.
- Abre Reloj de asistencia. Elige un trabajo o lugar de trabajo si la configuración lo exige y presiona Registrar entrada.
- Confirma que Clockspot registre la entrada en vez de mostrar una restricción inesperada.
- Presiona Registrar salida y completa cualquier nota de turno o lista de verificación obligatoria.
- Como Administrador o Propietario, abre Registros de horas y confirma que el registro tenga las horas, el trabajo, el lugar de trabajo y el resultado de verificación esperados.
Las reglas de horario o entrada no reconocida nunca bloquean la salida. Si la prueba muestra un problema, corrige la configuración antes del primer turno en lugar de pedir a los empleados que lo descubran cuando empiece el trabajo.
Siguiente paso
Cuando una prueba completa funcione, envía a los empleados las instrucciones para su método:
- Registrar la entrada y la salida desde una cuenta de empleado
- Registrar horas en un quiosco
- Registrar horas por teléfono
Después revisa los primeros registros reales en Registros de horas mientras los detalles aún estén recientes.
Preguntas frecuentes
- ¿Con qué método de registro debo empezar?
Empieza con cuentas de empleados cuando puedan iniciar sesión desde su propio teléfono o computadora. Agrega un quiosco para un lugar compartido o el registro por teléfono cuando una llamada sea más sencilla para el trabajo de campo.
- ¿Debo crear trabajos o lugares de trabajo antes de que alguien registre horas?
No. Agrega Trabajos cuando los empleados deban identificar en qué trabajaron y Lugares de trabajo cuando un espacio físico deba atribuirse al registro o usarse para la verificación GPS.
- ¿Puedo impedir que un empleado registre la entrada desde un lugar incorrecto?
Sí. Primero agrega y prueba un área GPS, una conexión de internet del lugar de trabajo o un navegador. Después elige Bloquear entrada en Restricciones y verificación de entrada. La salida seguirá disponible.
Clockspot mantiene conectados los registros de entrada y salida, las correcciones, las aprobaciones y las horas listas para la nómina, para que propietarios y administradores puedan revisar la semana laboral antes de preparar la nómina.
¿Quieres simplificar cómo tus empleados registran sus horas? Descubre cómo funciona Clockspot.