Configurer le pointage des employés
Choisissez les méthodes de pointage, définissez les règles nécessaires au premier créneau et testez le parcours complet avant son utilisation par les employés.
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Configurer le pointage de vos employés
Tester le pointage complet avec la méthode choisie avant la première période de travail réelle.
Transcription
- 0:00Choisir et tester une méthode
- Clockspot permet aux employés d’enregistrer simplement le début et la fin de leur travail. Leurs heures sont regroupées au même endroit. Les responsables peuvent les vérifier et les corriger avant de préparer les heures approuvées pour la paie. Dans cette vidéo, nous allons choisir une méthode de pointage, examiner les règles applicables et tester une période complète avant le premier jour de travail. Commençons sur la page Paramètres.
- 0:24Choisir une méthode de pointage
- Chaque entreprise fonctionne différemment. Clockspot propose donc trois méthodes pour enregistrer les heures. La première est la page Pointeuse. Les employés connectés sur leur téléphone ou leur ordinateur l’ouvrent depuis le menu de gauche, puis sélectionnent Pointer mon arrivée ou Pointer mon départ. Une borne transforme une tablette ou un ordinateur partagé en pointeuse pour plusieurs employés. Le Pointage par téléphone permet d’appeler un numéro et de saisir un code PIN lorsque l’application web n’est pas pratique. Les messages vocaux de ce service restent en anglais. Vous pouvez utiliser une seule méthode ou en combiner plusieurs selon les groupes d’employés.
- 1:00Définir les premières règles
- Depuis Paramètres, ouvrez Règles des périodes de travail. Cette page détermine les informations demandées aux employés lorsqu’ils enregistrent leurs heures. Exigez le choix d’une mission s’ils doivent préciser le travail effectué. Exigez une note si les employés qui utilisent Pointeuse doivent laisser un commentaire à leur départ. L’arrondi ajuste l’heure de pointage selon l’intervalle choisi. Laissez chaque règle désactivée si votre entreprise n’en a pas besoin. Ici, nous allons rendre le choix d’une mission obligatoire et enregistrer la modification.
- 1:29Tester le parcours complet
- Ouvrez maintenant Pointeuse dans le menu de gauche. Il s’agit de la même page que celle utilisée par les employés. Puisque nous avons rendu la mission obligatoire, choisissez-en une, puis sélectionnez Pointer mon arrivée. Clockspot confirme l’enregistrement de l’heure de début. Sélectionnez Terminé, puis Pointer mon départ pour terminer le test. Après la confirmation, ouvrez Périodes de travail. C’est ici que les responsables vérifient les heures enregistrées. La période de test terminée doit apparaître avec ses heures et la mission choisie.
- 1:59Préparer la première journée
- Si cette période est correcte, votre première méthode de pointage est prête. Ajoutez une borne ou le Pointage par téléphone uniquement pour les employés qui en ont besoin. Si vous souhaitez limiter les lieux depuis lesquels les employés peuvent pointer leur arrivée, le guide suivant explique comment procéder en testant d’abord les restrictions.
Vous n’avez pas à choisir une seule méthode pour toute l’entreprise. Commencez par celle que les employés pourront utiliser dès leur première période de travail, puis ajoutez-en d’autres selon les besoins sur site ou sur le terrain.
Choisir les méthodes de pointage
| Méthode | Usage adapté | Configuration |
|---|---|---|
| Compte employé | La personne peut se connecter sur son téléphone ou ordinateur | Invitez-la en tant qu’employé. Après acceptation, elle utilise Pointeuse depuis son compte. |
| Borne partagée | Plusieurs personnes commencent ou terminent sur la même tablette ou le même ordinateur | Créez une borne, ouvrez son lien sur l’appareil et attribuez un code PIN de borne à chaque employé. |
| Appel téléphonique | La personne doit pointer sans ouvrir l’application web | Activez le pointage par téléphone, configurez le code PIN de chaque employé et communiquez le numéro d’appel. |
Vous pouvez combiner les trois : comptes individuels au bureau, borne dans l’entrepôt et appels pour une équipe sur le terrain.
Définir les règles nécessaires au premier créneau
Ouvrez Paramètres, puis Règles des périodes de travail. Examinez :
- Exiger le choix d’une mission pour relier chaque période au travail effectué.
- Exiger une note sur la période de travail pour que les employés utilisant leur compte décrivent leur travail avant de pointer leur départ. Les bornes et le téléphone n’exigent pas de note saisie.
- Arrondir les heures de pointage uniquement si votre entreprise souhaite modifier les heures enregistrées selon l’intervalle choisi.
- Limiter le pointage d’arrivée aux créneaux planifiés uniquement si les créneaux publiés doivent contrôler les arrivées. Réglez Autoriser le pointage d’arrivée anticipé et décidez si Bloquer le pointage d’arrivée sans créneau doit refuser les pointages non planifiés.
Vous pouvez commencer sans ces règles. Ajoutez celles dont votre entreprise a besoin : Clockspot ne les impose pas.
Choisir les restrictions de lieu ou d’appareil
La méthode de pointage et les restrictions d’arrivée sont deux décisions distinctes. Un compte employé peut être autorisé depuis n’importe où, recevoir un avertissement sans correspondance avec un lieu ou un appareil reconnu, ou être empêché de pointer. Les bornes identifient leurs propres pointages. Le téléphone dispose d’un réglage distinct pour les numéros d’appelant approuvés.
Le guide Restrictions de pointage et vérification du lieu présente les zones GPS, connexions Internet du travail, navigateurs enregistrés et les options Autoriser, Avertir et enregistrer et Bloquer le pointage d’arrivée.
Effectuer un test complet
- Connectez-vous avec un compte employé qui enregistrera des heures ou demandez l’aide d’un employé invité.
- Ouvrez Pointeuse, choisissez la mission ou le site si nécessaire et appuyez sur Pointer mon arrivée.
- Vérifiez que Clockspot enregistre l’arrivée sans restriction inattendue.
- Appuyez sur Pointer mon départ et remplissez toute note ou liste de contrôle obligatoire.
- En tant qu’administrateur ou propriétaire, ouvrez Périodes de travail et vérifiez les horaires, la mission, le site et le résultat de vérification.
Les règles de créneau planifié et de pointage non reconnu ne bloquent jamais le départ. Si le test révèle un problème, corrigez la configuration avant la première utilisation par les employés.
Étape suivante
Une fois le test réussi, communiquez les instructions adaptées :
Vérifiez ensuite les premières périodes réelles dans Périodes de travail pendant que les détails sont encore récents.
Questions fréquentes
- Par quelle méthode commencer ?
Utilisez les comptes employés si chacun peut se connecter depuis son téléphone ou ordinateur. Ajoutez une borne sur un lieu partagé ou le pointage par téléphone lorsque l’appel est plus pratique sur le terrain.
- Faut-il créer des missions ou des sites avant le premier pointage ?
Non. Ajoutez des missions pour identifier le travail effectué et des sites de travail pour attribuer les heures à un lieu ou utiliser la vérification GPS.
- Puis-je empêcher une arrivée depuis un lieu non autorisé ?
Oui. Ajoutez et testez d’abord une zone GPS, une connexion Internet ou un navigateur, puis choisissez Bloquer le pointage d’arrivée dans Vérification des arrivées. Le pointage de départ reste disponible.
À propos de Clockspot
Nous créons un logiciel de pointage des employés pour les petites entreprises.
À propos de ClockspotClockspot relie les pointages, corrections, approbations et heures prêtes pour la préparation de la paie afin que les propriétaires et responsables puissent vérifier la semaine de travail avant la paie.
Vous souhaitez simplifier le suivi des heures de vos employés ? Découvrir le fonctionnement de Clockspot.