Configurer votre espace de travail

Vous créez un espace de travail ? Commencez par Premiers pas, réservé aux propriétaires, puis configurez les fonctions adaptées au suivi du temps dans votre entreprise.

1. Terminer Premiers pas

Seuls les propriétaires voient Premiers pas. Les quatre étapes numérotées restent visibles pendant la configuration :

1. Configurer votre entreprise : enregistrez le nom de l’entreprise et le fuseau horaire de l’espace de travail. Les informations déjà enregistrées suffisent à terminer cette étape.
2. Choisir les méthodes de pointage des employés : les employés peuvent immédiatement utiliser leur téléphone ou ordinateur. Configuration du pointage prête apparaît lorsque les informations de l’entreprise sont enregistrées. Les règles de pointage, bornes partagées et appels téléphoniques sont facultatifs.
3. Inviter votre premier employé : appuyez sur Inviter un employé. L’invitation reste en attente jusqu’à ce que la personne rejoigne l’espace. Cette étape se termine quand un employé a rejoint l’entreprise. Un administrateur sans statut d’employé ne la termine pas.
4. Abonnement et facturation : appuyez sur Ajouter un moyen de paiement pour saisir une carte sans quitter la page. Une fois le moyen de paiement enregistré, Gérer la facturation ouvre l’abonnement et les factures. Pendant un essai actif, l’ajout d’une carte assure la continuité du service à la fin de l’essai. Si un paiement est déjà dû, l’enregistrement peut entraîner un prélèvement immédiat. Les espaces bénéficiant d’un accès offert ont déjà terminé cette étape.

Les employés peuvent pointer pendant un essai actif avant la fin de la configuration de la facturation. Si vous travaillez vous-même sur des créneaux, ouvrez Souhaitez-vous aussi suivre vos propres heures ? pour activer votre suivi. Votre nom affiché et votre fuseau personnel se trouvent dans Votre profil.

Tant que les quatre étapes ne sont pas terminées, le titre reste Configurer Clockspot pour votre entreprise, même si des heures sont déjà enregistrées. Une fois les quatre étapes terminées, Configuration terminée apparaît. Les étapes numérotées restent visibles dans les deux cas. Il n’est pas nécessaire d’enregistrer une période de travail de test pour terminer. Utilisez Ouvrir un compte de démonstration pour essayer le pointage avec des données fictives sans affecter votre entreprise.

Appuyez sur Masquer Premiers pas si vous n’en avez plus besoin. Après confirmation, la page quitte le menu latéral. Vous pouvez la rétablir depuis Éléments de menu masqués dans le menu de votre compte.

2. Définir les règles de suivi du temps

Avant de clôturer la première période de paie, examinez Paramètres. Utilisez Règles de paie pour le fuseau du calendrier de paie, le premier jour de la semaine de travail et les premières règles applicables, et Règles des périodes de travail pour Arrondir les heures de pointage.

Profil de l’entreprise regroupe le nom de l’espace de travail, le fuseau horaire et l’adresse affichés dans le compte.

3. Terminer la configuration des employés

Invitez les personnes depuis Employés. Pour chacune, décidez si elle compte comme employé et si son niveau d’accès est Aucun accès administratif, Administrateur ou Propriétaire. Définissez ensuite sa rémunération dans Rémunération des employés : type de rémunération, taux horaire le cas échéant, fréquence de paie, droit aux heures supplémentaires et date d’effet nécessaires au récapitulatif de paie.

4. Définir les missions et les lieux

• Créez des missions pour le travail choisi par les employés.
• Définissez des sites de travail pour les lieux. Liez-les aux missions si utile et ajoutez des zones GPS si ces lieux doivent servir à vérifier les pointages.
• Ajoutez les connexions Internet ou navigateurs reconnus dans Vérification des arrivées si vous souhaitez les utiliser pour vérifier les pointages d’arrivée.
• Ajoutez des listes de contrôle pour que les employés consignent des réponses structurées ou des photos en fin de travail.

5. Choisir les méthodes de pointage

Le guide Configurer le pointage des employés vous aide à choisir les comptes individuels, une borne, le pointage par téléphone ou une combinaison. Il présente aussi les règles de base, les restrictions de lieu et un test complet avant utilisation.

6. Configurer les absences

Définissez les types d’absence et leurs règles d’acquisition. Le guide sur l’acquisition des heures d’absence explique les méthodes.

7. Organiser l’approbation des relevés d’heures

Consultez le fonctionnement des approbations et de la soumission des relevés par les employés afin que chacun connaisse la procédure avant la première clôture de paie.