Configurar tu espacio de trabajo
Completa la lista de configuración del propietario, agrega la facturación para mantener el acceso y organiza la configuración restante de empleados, políticas y métodos de registro.
Recorrido guiado 2:18
Mira cómo funciona Clockspot
Un recorrido en lenguaje sencillo para un dueño nuevo: dónde está cada cosa en el menú, cómo marcan entrada los empleados, cómo revisar y corregir horas, y cómo aprobarlas para la nómina.
Transcripción
- 0:00Primeros pasos con Clockspot
- Clockspot registra las horas de tus empleados. Los empleados marcan su entrada y salida. Tú ves sus horas, corriges errores y las apruebas. Entonces estás listo para la nómina. Este breve recorrido te muestra dónde está todo.
- 0:16Sabe dónde está la configuración y ponte a trabajar
- Esta es la página Primeros pasos. Es tu lista de pasos de configuración. Puedes volver a ella cuando quieras desde el menú de la izquierda. Ese menú es como te mueves por Clockspot. Mi trabajo es para tu propio tiempo, si tú también registras tu entrada. Tiempo y asistencia es el tiempo de tu equipo. Informes es para la nómina. Empecemos donde empiezan tus empleados.
- 0:40Registra el tiempo donde ocurre el trabajo
- Los empleados marcan entrada en Reloj de tiempo, dentro de Mi trabajo. Pueden usar su propio teléfono o computadora. En un lugar de trabajo compartido, pueden usar un solo quiosco. También pueden marcar entrada por teléfono. Si registras el tiempo por trabajo, primero eligen un trabajo. Luego hacen clic en Registrar entrada. Clockspot guarda el tiempo en ese trabajo.
- 1:06Mira el día y corrige errores en el momento
- En Tiempo y asistencia, abre Quién está trabajando. Muestra quién está trabajando ahora mismo, y cuánto tiempo lleva cada uno. Para corregir un error, abre Registros de horas. Haz clic en la hora incorrecta, escribe la hora correcta y presiona Enter. Clockspot la guarda de inmediato.
- 1:24Aprueba horas y procesa la nómina
- La Bandeja de entrada reúne lo que te necesita. Requiere acción muestra problemas, como una salida sin registrar. Corrígelos primero para que la nómina salga bien. Revisar después muestra las hojas de horas que tus empleados han enviado. Abre una hoja de horas para revisar las horas. Si se ven bien, haz clic en Aprobar hoja de horas. Puedes hacerlo sin salir de la Bandeja de entrada. Las horas aprobadas quedan listas para la nómina. Abre Informes y luego Resumen de nómina. Muestra las horas aprobadas y la paga de cada empleado. Cuando estés listo, descarga el archivo de nómina.
- 2:01Empieza con tu primer empleado
- Así funciona Clockspot. Los empleados marcan su entrada. Tú revisas las horas, corriges errores y las apruebas. Luego procesas la nómina. Para empezar, vuelve a Primeros pasos e invita a tu primer empleado.
¿Es un espacio de trabajo nuevo? Empieza por la página Primeros pasos, disponible solo para Propietarios, y después configura las partes de Clockspot que correspondan a la manera en que tu empresa registra el tiempo.
1. Completa Primeros pasos
Solo los Propietarios ven Primeros pasos. La página mantiene visibles cuatro pasos numerados mientras avanzas:
- Configura tu negocio: guarda el nombre del negocio y la zona horaria del espacio de trabajo. Si esos datos ya están guardados, el paso ya está completo.
- Decide cómo registrarán su entrada los empleados: pueden usar su propio teléfono o computadora de inmediato. El paso muestra Configuración de registro lista cuando los datos del negocio están guardados. Las reglas de registro, los quioscos compartidos y el registro por teléfono son opcionales.
- Invita a tu primer empleado: presiona Invitar a un empleado. La invitación queda pendiente hasta que la persona se una. El paso se completa cuando se une un empleado; un Administrador sin condición de empleado no lo completa.
- Suscripción y facturación: presiona Agregar método de pago para ingresar una tarjeta sin salir de la página. Una vez guardada, Administrar facturación abre la suscripción y las facturas. Durante una prueba activa, agregar una tarjeta permite mantener el servicio cuando termina la prueba. Si ya hay un saldo pendiente, guardar la tarjeta puede cobrarlo de inmediato. Los espacios de trabajo de cortesía ya tienen este paso completo.
Los empleados pueden registrar horas durante una prueba activa antes de completar la facturación. Si también trabajas turnos, abre ¿También registras tus propias horas? para habilitar tu registro de horas. Tu nombre para mostrar y tu zona horaria personal están en la sección independiente Tu perfil.
Hasta completar los cuatro pasos, el encabezado sigue siendo Configura Clockspot para tu negocio, aunque ya existan registros de horas. Al completar los cuatro pasos, muestra Configuración completa. Los pasos numerados siguen visibles en ambos estados. No hace falta registrar un turno de prueba para completar la configuración. Usa Abrir cuenta de muestra para probar el registro con datos de ejemplo sin afectar a tu negocio.
Presiona Ocultar Primeros pasos si ya no lo necesitas. Después de confirmar, desaparecerá de la barra lateral. Puedes restaurarlo desde Elementos ocultos del menú en el menú de tu cuenta.
2. Configura las reglas de registro de horas
Antes de cerrar el primer período de pago, revisa Configuración. Usa Reglas de nómina para la zona horaria de nómina, el día de inicio de la semana laboral y las primeras reglas con su semana de vigencia, y Reglas de registros de horas para Redondear horas de registro.
Usa Perfil de la empresa para definir el nombre, la zona horaria y la dirección que aparecen en la cuenta.
3. Completa la configuración de los empleados
Invita a las personas desde Empleados. Para cada una, decide si cuenta como Empleado y si su nivel es Sin acceso administrativo, Administrador o Propietario. Después configura su remuneración en Pago del empleado, incluidos el tipo de pago, la tarifa por hora cuando corresponda, el calendario de pago, la condición de exención y la fecha de vigencia que necesitará Resumen de nómina.
4. Configura aquello contra lo que registran sus horas
- Crea Trabajos para las actividades que eligen los empleados.
- Define Lugares de trabajo para los espacios físicos, vincúlalos a trabajos cuando resulte útil y agrega áreas GPS cuando esos lugares deban verificar los registros.
- Agrega conexiones de internet o navegadores reconocidos en Verificación de entradas cuando quieras que esos datos verifiquen los registros de entrada.
- Agrega Listas de verificación cuando los empleados deban responder preguntas estructuradas o adjuntar fotos al terminar un turno.
5. Elige cómo registrarán sus horas
Usa Configurar el registro de horas de los empleados para elegir entre cuentas individuales, un quiosco compartido, el registro por teléfono o una combinación. La guía también cubre las reglas básicas, las restricciones de ubicación y una prueba completa antes de la implementación.
6. Configura el tiempo libre
Define tus tipos de tiempo libre y cómo se acumula cada uno; Cómo funcionan las acumulaciones explica los métodos.
7. Decide cómo se aprueban las hojas de horas
Revisa cómo funcionan las aprobaciones y cómo envían los empleados sus hojas de horas, para que todos conozcan el proceso antes de que cierre el primer período de pago.
Preguntas frecuentes
- ¿Qué es lo mínimo que debo hacer para que mis empleados registren horas hoy?
Guarda el nombre del negocio y la zona horaria del espacio de trabajo, e invita a los empleados. Una vez que se unan, podrán usar el Reloj de tiempo en su propio teléfono o computadora. Agrega un método de pago antes de que termine el período de prueba para seguir usando Clockspot. Los trabajos, lugares de trabajo, verificaciones, pagos, tiempo libre y reglas de aprobación se pueden completar después de que los empleados empiecen a registrar horas.
- ¿Debo terminar la configuración de los empleados antes de que registren horas?
Solo necesitan aceptar su invitación. Los niveles de acceso, los datos de perfil y el pago se pueden completar en cualquier momento.
- ¿Cuándo debo configurar la semana laboral y las reglas de horas extra?
Configúralas antes de cerrar el primer período de pago para que los informes y las aprobaciones usen las reglas esperadas.
Clockspot mantiene conectados los registros de entrada y salida, las correcciones, las aprobaciones y las horas listas para la nómina, para que propietarios y administradores puedan revisar la semana laboral antes de preparar la nómina.
¿Quieres simplificar cómo tus empleados registran sus horas? Descubre cómo funciona Clockspot.