Listas de verificación
Crea listas para el final del turno, aplícalas a los Trabajos o Lugares de trabajo correctos y decide si pueden completarse después o antes de fichar la salida.
Recorrido guiado 4:12
Crea una lista de verificación de fin de turno
Revisa lo que respondieron los empleados, crea una lista de verificación y elige los trabajos y lugares de trabajo donde se aplica.
Transcripción
- 0:00Registra lo que pasó en cada turno
- Clockspot permite que los empleados completen una lista de verificación al final de cada turno, para que veas qué se hizo, qué se omitió y qué notaron. Todo lo que marquen como problema te llega primero, antes de que empiece el siguiente turno. En este video, revisaremos lo que respondieron los empleados, crearemos una lista de verificación y elegiremos los trabajos y lugares de trabajo donde se aplica. Empezaremos en la página Listas de verificación del trabajo, que abres desde Tiempo y asistencia en el menú de la izquierda.
- 0:33Revisa primero las respuestas que requieren atención
- La página se abre en Enviadas, donde aparecen las listas de verificación que los empleados terminaron. Cada fila muestra al empleado, la lista y la fecha del turno, para que veas quién respondió por cada turno. Las respuestas Sin hacer, Marcado o Falla se identifican como Requiere atención y aparecen primero, para que veas de inmediato lo que salió mal. Abre una fila para leer las respuestas. Puedes ver exactamente qué elemento tuvo un problema. Una lista enviada conserva el texto que respondió el empleado, así que editar la lista después no cambia lo que dicen los registros anteriores.
- 1:11Identifica quién todavía debe enviar una lista
- Sin enviar muestra las listas de verificación que los empleados todavía deben completar, empezando por la más antigua. El número junto a la pestaña indica cuántas faltan.
- 1:23Los empleados responden al registrar su salida
- Ahora veamos lo que hacen los empleados. Abre la página Reloj de tiempo desde Mi trabajo en el menú de la izquierda, y selecciona Registrar salida. Antes de que termine el turno, Clockspot muestra la lista de verificación de ese turno. El empleado sigue con el turno activo mientras responde, y nunca tiene que acordarse de abrirla. Cada elemento requiere una respuesta. Marcar un elemento como Sin hacer informa un problema, y en la respuesta escrita puede explicarlo. Si la lista puede esperar, Marcar salida sin terminar termina el turno ahora y conserva la lista en Mis listas de verificación. Selecciona Enviar y marcar salida para enviar las respuestas y terminar el turno.
- 2:06Entérate de un problema antes del siguiente turno
- De vuelta en la página Listas de verificación del trabajo, la lista enviada aparece con el estado Requiere atención. Ábrela para leer el elemento marcado como Sin hacer y la nota que dejó el empleado, para que actúes antes de que empiece el siguiente turno. Clockspot también te envía un correo cuando una lista informa un problema, así que no tienes que mantener esta página abierta.
- 2:29Crea una lista una vez para el trabajo que haces
- Para crear tu propia lista, abre la pestaña Listas de verificación y selecciona Agregar. Ponle un nombre a la lista y luego agrega un elemento por cada cosa que quieras registrar. Cada elemento usa uno de cuatro tipos de respuesta. Hecho o sin hacer registra si se completó un paso. Aprobado, marcado o falla califica algo como el equipo o la preparación del lugar. Respuesta escrita registra una nota breve. Foto te da una prueba visual del turno. Activa Debe responderse para exigir una respuesta antes de completar la lista. Activa Permitir N/A cuando un paso no corresponda en todos los turnos, para que no se informe como problema. En Requisito para marcar salida, elige si los empleados pueden terminarla después o deben enviarla antes de marcar la salida. Selecciona Agregar lista de verificación.
- 3:22Los empleados la reciben automáticamente
- Una lista nueva no se aplica en ningún lugar hasta que tú lo elijas. La lista muestra Aún no se aplica, para que no pase desapercibida. Abre el menú de la lista y selecciona Elegir dónde se aplica. Elige un trabajo cuando se haga lo mismo en más de una dirección. Elige un lugar de trabajo cuando la lista corresponda al edificio, sin importar el trabajo que llevó a alguien allí. Selecciona Guardar. Cualquier persona que trabaje en uno de ellos recibe la lista automáticamente al registrar su salida, así que nunca tienes que enviar un recordatorio.
- 3:55Un registro de cada turno, con los problemas primero
- Clockspot reúne lo que se hizo durante el turno, lo que marcó el empleado y las notas que dejó, en un solo lugar. Puedes ver cómo salió el trabajo sin preguntar, y todo lo que requiere atención te llega primero.
Para qué sirve una lista
Una lista registra lo que hizo una persona durante un turno. Úsala cuando necesitas constancia de que el trabajo se realizó, un paso suele omitirse o debes conocer un problema antes del siguiente turno.
Elige si se puede fichar la salida y terminar después o si es obligatorio enviar antes de salir. El cierre obligatorio mantiene a la persona fichada mientras termina; completar después sirve para rutinas que no deben retrasar el fin del turno.
Crear una lista
Abre Listas de verificación y presiona Agregar. Asigna un nombre y agrega elementos con uno de cuatro tipos de respuesta:
- Hecho o no hecho; activa Permitir N/A cuando a veces no corresponda.
- Aprobado, marcado o fallido para evaluar una condición.
- Respuesta escrita para una nota breve.
- Foto para una imagen del trabajo o condición. Una lista admite hasta 10 elementos de foto.
Usa Guía (opcional) para explicar dónde mirar o qué se considera terminado. Activa Debe responderse cuando el elemento sea obligatorio; en una foto, la carga debe finalizar antes de enviar.
En Requisito para fichar la salida, elige:
- Permitir que los empleados la terminen después ofrece Fichar la salida sin terminar y deja la lista en Mis listas de verificación.
- Exigirla antes de fichar la salida mantiene a la persona fichada cuando usa su propia cuenta; la alternativa es Cancelar salida, no omitirla.
Los quioscos y el teléfono siempre permiten salir porque no pueden mostrar ni enviar la lista. Usa Agregar sección para agrupar listas largas.
Elegir dónde se aplica
Una lista nueva no se aplica a nada hasta configurarla y aparece como Aún no aplicada. En su menú, elige Elegir dónde se aplica y selecciona Trabajos y Lugares de trabajo. Quien trabaje en cualquiera recibe la lista automáticamente al fichar la salida. Una coincidencia por Trabajo y Lugar de trabajo genera una sola lista.
Elige un Trabajo cuando la rutina es igual en varias direcciones. Elige un Lugar de trabajo cuando pertenece al edificio sin importar el contrato.
Lo que ve el empleado
Al intentar salir, Clockspot abre las listas adeudadas mientras la persona sigue fichada; las obligatorias aparecen primero. Las incompletas quedan en Mis listas de verificación y en Bandeja de entrada, bajo Mis tareas, incluso en días posteriores. Nunca bloquean una entrada futura.
En elementos de foto se puede Tomar foto o Elegir foto. La carga comienza al seleccionarla, y se puede reemplazar o quitar hasta enviar. Se necesita internet; una carga obligatoria fallida debe resolverse antes de salir desde la cuenta propia.
Revisar respuestas
La página abre en Enviadas. No enviadas muestra lo pendiente, de más antiguo a más reciente. La pestaña Listas de verificación sirve para crearlas y editarlas.
Las respuestas No hecho, Marcado o Fallido muestran Necesita atención y aparecen primero; el resto muestra Todo en orden. Busca por empleado, lista o fecha. Un Administrador con acceso limitado solo ve a sus empleados.
Una respuesta enviada conserva la redacción que la persona vio, aunque la plantilla cambie. Las fotos de borradores no se muestran a gerentes hasta el envío.
Cambiar o retirar una lista
Editar publica una versión nueva. Los turnos futuros usan la nueva; las listas ya adeudadas o terminadas conservan la redacción y requisito originales. Edita un elemento si sigue siendo la misma pregunta; si cambió su significado, elimínalo y crea otro para conservar informes claros.
Archivar impide que se aplique a turnos nuevos. Las asignaciones, pendientes y respuestas existentes se conservan. Restáurala para volver a aplicarla.
Clockspot mantiene conectados los registros de entrada y salida, las correcciones, las aprobaciones y las horas listas para la nómina, para que propietarios y administradores puedan revisar la semana laboral antes de preparar la nómina.
¿Quieres simplificar cómo tus empleados registran sus horas? Descubre cómo funciona Clockspot.