Inviter et gérer les employés
Invitez les employés, gérez leurs informations et distinguez leur statut d’employé, leur droit de pointer et leurs accès administratifs.
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Inviter vos employés et vérifier leur connexion
Demander à l’employé invité de tester son premier pointage.
Transcription
- 0:00Donner accès à chaque employé
- Clockspot vous permet d’inviter vos employés par e-mail pour que chacun dispose de son propre compte sécurisé. Une fois l’invitation acceptée, ils peuvent pointer et consulter leurs heures. Ils n’ont aucun mot de passe à créer ou à mémoriser. Le lien sécurisé de l’e-mail leur permet de rejoindre Clockspot et de se connecter. Dans cette vidéo, nous allons inviter un employé, montrer le message qu’il reçoit et vérifier qu’il peut se connecter.
- 0:25Préparer l’invitation
- Dans le menu de gauche, faites défiler la liste jusqu’à Paramètres, puis ouvrez cette page. Choisissez Employés. Cette page vous permet d’inviter des personnes, puis de gérer leurs comptes. Sélectionnez Inviter des employés et saisissez l’adresse e-mail de la personne à inviter. Vous pouvez saisir plusieurs adresses en les séparant par des virgules, des espaces ou des sauts de ligne.
- 0:46Choisir les accès de départ
- Toutes les personnes saisies ensemble reçoivent les mêmes accès au départ. Pour une personne qui doit enregistrer ses propres heures, conservez Employé. Elle pourra pointer son arrivée et son départ et consulter ses heures. Choisissez Administrateur pour une personne chargée de gérer les employés, les plannings, les rapports ou les paramètres de l’entreprise. Choisissez aussi si elle peut gérer tout le monde ou seulement certains employés. Les droits d’administrateur ne suffisent pas, à eux seuls, pour enregistrer ses propres heures. Un administrateur peut également compter comme employé. Une fois son invitation acceptée, ouvrez son profil, puis Accès, et activez Compter comme employé pour qu’il puisse aussi pointer. Si vous invitez des personnes avec des accès différents, envoyez les invitations par groupes distincts.
- 1:31Envoyer et suivre l’invitation
- Aperçu de l’e-mail vous permet de consulter le message avant son envoi. Lorsque les adresses et les accès sont corrects, sélectionnez Envoyer les invitations. Clockspot confirme la prise en charge de l’envoi. Tant que la personne n’a pas rejoint l’entreprise, son adresse figure dans Invitations en attente, en haut de la page Employés. Ouvrez cette invitation pour renvoyer l’e-mail ou révoquer une invitation envoyée à une mauvaise adresse.
- 1:54Vérifier la connexion de l’employé
- Passons maintenant à ce que voit l’employé. Il ouvre l’e-mail et sélectionne Accepter l’invitation. Le lien ouvre une page Clockspot, où il sélectionne à nouveau Accepter l’invitation. Clockspot le connecte immédiatement. Depuis le menu de gauche, il peut maintenant ouvrir Pointeuse et enregistrer ses heures. Lorsqu’il accède à cette page, l’invitation a bien été acceptée. Il est prêt à tester sa première période de travail.
Ce que montre cette page
La page répertorie les personnes actives que vous pouvez gérer. La colonne Employé affiche Oui ou Non. Accès administratif affiche Administrateur ou Propriétaire le cas échéant, sinon la cellule reste vide. Choisissez Modifier les informations dans le menu de la ligne pour ouvrir le profil complet. Le droit de pointer l’arrivée et le départ se règle séparément dans l’onglet Accès.
Les propriétaires et administrateurs pouvant gérer Tout le monde voient les invitations en attente lorsqu’il y en a et peuvent utiliser Inviter des employés. Un administrateur limité aux Employés affectés ne voit que ces employés et ne peut pas inviter une nouvelle personne, car un futur employé n’a pas encore été affecté.
Inviter des employés
Appuyez sur Inviter des employés et collez une ou plusieurs adresses e-mail, séparées par des virgules, des espaces ou des sauts de ligne. La fenêtre supprime les doublons et indique les adresses invalides avant l’envoi. Choisissez ensuite leur configuration initiale :
- Employé : compte comme employé dans les plannings, relevés d’heures, absences et rapports, sans accès administratif. Le pointage d’arrivée et de départ est activé.
- Administrateur : peut gérer les employés, approbations, rapports et paramètres de l’entreprise. Une nouvelle invitation d’administrateur ne confère pas le statut d’employé par défaut. Choisissez aussi Tout le monde ou uniquement les Employés affectés à sélectionner avant l’envoi. La personne aura exactement cet accès après acceptation.
Toutes les personnes d’un même envoi commencent avec la même configuration. Propriétaire n’est pas un choix d’invitation : invitez un futur propriétaire en tant qu’administrateur, puis changez son niveau d’accès après acceptation. Chaque personne reçoit un lien par e-mail pour rejoindre l’espace.
Modifier le statut et les accès
Un propriétaire peut ouvrir le profil d’une personne, puis Accès. Statut de l’employé détermine si elle compte comme employé et peut pointer son arrivée et son départ. Niveau d’accès détermine si elle n’a aucun accès administratif, ou un accès administrateur ou propriétaire.
Pour un administrateur, Employés sous sa responsabilité définit le périmètre :
- Tout le monde : consulter et gérer tous les employés actuels et futurs.
- Employés affectés : consulter et gérer les employés sélectionnés par le propriétaire.
Ce réglage apparaît uniquement lorsque Administrateur est sélectionné. Enregistrer l’accès applique ensemble le niveau d’accès et la sélection des employés, que la personne devienne administrateur ou le soit déjà. Les propriétaires ont toujours accès à tous les employés.
Cette limite s’applique aux employés, plannings, heures, approbations, absences, rapports, exports, à Qui travaille, aux codes PIN de borne, au pointage par téléphone, aux notifications concernant ces employés et aux outils Clockspot connectés. Un employé affecté qui est archivé reste dans ce réglage avec une indication Archivé, pour permettre au propriétaire de retirer l’affectation. Pendant l’archivage, l’administrateur ne peut pas le consulter ni le gérer. La restauration rétablit l’affectation sans nouvelle sélection.
Un propriétaire peut Archiver une personne pour retirer son accès tout en conservant ses données historiques. Changez d’abord le niveau d’accès d’un propriétaire avant de l’archiver. Une personne dont l’arrivée est pointée doit d’abord pointer son départ. Choisissez Voir les employés archivés, puis Restaurer pour rendre l’accès.
Paramètres des employés
Ouvrez Modifier les informations pour gérer :
- Profil : nom affiché, fuseau horaire, format régional et informations d’emploi lorsque la personne compte comme employé.
- Coordonnées : e-mail et téléphone vérifiés, adresse, ville, pays, région et code postal.
- Accès : statut d’employé, droit de pointer, niveau Aucun accès administratif, Administrateur ou Propriétaire, et périmètre Tout le monde ou Employés affectés pour un administrateur.
La rémunération se règle séparément dans Rémunération des employés. Les identifiants de pointage ne sont pas sur le profil : utilisez Bornes ou Pointage par téléphone, où les listes respectent le même périmètre d’employés.
Questions fréquentes
- L’e-mail d’invitation n’est pas arrivé.
Ouvrez les invitations en attente dans l’en-tête et choisissez Renvoyer pour la bonne adresse. Si l’adresse est incorrecte, choisissez Révoquer l’invitation et envoyez-en une nouvelle.
- Puis-je inviter plusieurs personnes à la fois ?
Oui. Collez les adresses dans Inviter des employés, séparées par des virgules, espaces ou sauts de ligne. Toutes les personnes d’un même envoi commencent avec la même configuration. Faites des envois séparés pour les employés et les administrateurs.
- Pourquoi une invitation a-t-elle été ignorée ?
Clockspot ignore les adresses déjà présentes dans l’espace de travail. Vérifiez la liste des employés avant de renvoyer une invitation à cette adresse.
- Comment transférer l’accès administrateur avant un départ ?
Un propriétaire choisit Administrateur ou Propriétaire pour une autre personne sous Niveau d’accès, puis enregistre. Le nouvel administrateur peut gérer les dossiers des employés. Un propriétaire peut aussi modifier les niveaux d’accès et archiver la personne qui part.
À propos de Clockspot
Nous créons un logiciel de pointage des employés pour les petites entreprises.
À propos de ClockspotClockspot relie les pointages, corrections, approbations et heures prêtes pour la préparation de la paie afin que les propriétaires et responsables puissent vérifier la semaine de travail avant la paie.
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